ما می خواهیم با برخی از طرفین خود به مدیریت اسناد الکترونیکی روی بیاوریم، به ویژه برای دریافت صورتحساب ها و اعمال امضا شده با امضای الکترونیکی آیا این امر باید در قرارداد خدمات مشخص شود تا از "نقض" از اداره مالیات جلوگیری شود؟

بهتر است سازمان ها در مورد تبادل اسناد الکترونیکی توافق نامه ای منعقد کنند که در آن قالب جریان الکترونیکی اسناد بین شرکت ها مشخص شود. اینکه چه بندهایی از توافقنامه به سازمان ها کمک می کند تا از ادعاهای بازرسان اجتناب کنند، در مقاله پاسخ کامل ارائه شده است.

بنیاد و پایه

آنچه مهم است در قرارداد تبادل اسناد الکترونیکی برای جلوگیری از ضرر مالیاتی گنجانده شود

اکاترینا شستاکوا، مدیر کل مدیریت واقعی LLC، Ph.D. مجاز علوم

دیوید اوکولوف، مشاور خدمات دولتی دولتی فدراسیون روسیه، کلاس 3

برای تبادل الکترونیکی داده های "اولیه"، رضایت هر دو طرف مورد نیاز است

بدون توافق با EDF، امکان مبادله فاکتورها وجود نخواهد داشت

شما باید از قبل در مورد استفاده از یک امضای ساده به توافق برسید

باامروزه، شرکت های بیشتری نه تنها با بازرسی، بلکه با طرف مقابل نیز به مدیریت اسناد الکترونیکی روی می آورند (در ادامه بیشتر بخوانید). اما برخلاف تبادل اطلاعات با سازمان های مالیاتی، نحوه تهیه، موافقت و امضای توافق نامه مبادله الکترونیکی اسناد بین شرکت ها مورد تایید قانون نیست.

در E.RNK.RU بخوانید

حتی مواد مفیدتر

ما یک نمونه توافق نامه مبادله الکترونیکی اسناد (از این پس به عنوان توافق نامه) ایجاد کرده ایم که در آن قالب جریان اسناد الکترونیکی بین شرکت ها را تعریف کرده ایم (نمونه زیر را ببینید). بیایید در نظر بگیریم که چه بندهایی از چنین توافقی به شرکت کمک می کند تا از ادعاهای بازرسان اجتناب کند.*

1. تضمین فرم توافق نامه در سیاست حسابداری، حق شرکت را برای مبادله اوراق به صورت الکترونیکی توجیه می کند.

مدیریت اسناد الکترونیکی با جریان اسناد داخلی، حسابداری و گزارشگری شرکت مرتبط است. به نوبه خود، مجموعه روش های حسابداری باید در سیاست حسابداری تأیید شود (ماده 8 قانون فدرال شماره 402-FZ مورخ 06.12.11، که از این پس به عنوان قانون شماره 402-FZ نامیده می شود).

بنابراین، اگر شرکتی تصمیم به معرفی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی و گزارشگری الکترونیکی داشته باشد، باید چنین سیستمی در سیاست های حسابداری آن منعکس شود. مهم است که ایمن شود:

- حجم جریان اسناد الکترونیکی؛
- فرمت های اسناد الکترونیکی؛
- روش ذخیره گزارش الکترونیکی؛
- مواردی که شرکت به جای اسناد الکترونیکی اسناد را روی کاغذ تنظیم می کند.

2. نشانی از روش مبادله الکترونیکی در تعامل با طرف‌های مقابل شفافیت را ارائه می‌دهد

شرکت ها به طور مستقل رویه و روش مدیریت اسناد الکترونیکی را تعیین می کنند. مهم است که دو تفاوت اصلی را در نظر بگیرید.

ابتدا، در توافقنامه باید مشخص شود که آیا اسناد الکترونیکی روی کاغذ تکرار می شوند یا خیر. به عنوان مثال، یک شرکت یک TTN را به صورت الکترونیکی برای طرف مقابل ارسال می کند و سپس پس از مدتی همان سند را به صورت کاغذی ارسال می کند (مثلاً اگر طرف مقابل سند الکترونیکی را دریافت نکرده باشد).*

لطفاً توجه داشته باشید که این روش برای پردازش اسناد در حال حاضر برای فاکتورها ارائه شده است (بند 4 قوانین مربوط به نگهداری گزارش صورت حساب های دریافتی و صادر شده مورد استفاده در محاسبات مالیات بر ارزش افزوده ، مصوب 26 دسامبر دولت فدراسیون روسیه ، 2011 شماره 1137 "در مورد فرم ها و قوانین پر کردن (نگهداری) اسناد مورد استفاده در محاسبات مالیات بر ارزش افزوده").

ثانیاً، توصیه می‌شود در قرارداد توجه داشته باشید که آیا شرکت‌ها اسناد الکترونیکی را مستقیماً (با استفاده از برنامه‌های تخصصی یا مشتریان ایمیل معمولی) مبادله می‌کنند یا از طریق تعامل با یک اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی (در ادامه بیشتر بخوانید).*

در E.RNK.RU بخوانید

نحوه مبادله الکترونیکی فاکتورها

وزارت دارایی روسیه به شدت رویه مبادله الکترونیکی فاکتورها را تنظیم می کند (دستور شماره 50n مورخ 25 آوریل 2011) که در آن کل رویه در 23 نقطه توضیح داده شده است. با این حال، مبادله صورتحساب های الکترونیکی آنقدرها که در نگاه اول به نظر می رسد دشوار نیست.

به گفته وزارت دارایی روسیه، تأیید واقعیت یک معامله تجاری برای اهداف مالیاتی با یک سند الکترونیکی امضا شده با امضای الکترونیکی واجد شرایط پیشرفته امکان پذیر است. سندی که با امضای غیرمجاز ساده یا تقویت‌شده امضا شده باشد، تنها در مواردی که قانون تعیین می‌کند، می‌تواند به‌عنوان آنالوگ سند با امضای دست‌نویس الصاق شده روی کاغذ تلقی شود (نامه مورخ 04/12/13 شماره 03-03-07/12250). ).

به نظر می رسد که سند امضا شده با امضای ساده یا بدون صلاحیت افزایش یافته، هزینه های شرکت را تأیید نمی کند (نامه های وزارت دارایی روسیه مورخ 23 ژانویه 2013 شماره 03-03-06/1/24، مورخ 25 دسامبر، 1391 شماره 03-03-06/2/139 و از تاریخ 20/12/12 شماره 03-03-06/1/710).

- فاکتور در فرم شماره TORG-12؛
- عمل پذیرش و تحویل آثار (خدمات).

علاوه بر این، مهم است که به یاد داشته باشید که شرکت ها فقط با مشارکت یک اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی می توانند فاکتورها را مبادله کنند. بنابراین، اگر سازمان توافق نامه مربوطه نداشته باشد، توصیه می شود فاکتورها را از لیست اسناد الکترونیکی حذف کنید.

5. اشاره به روش نگهداری اسناد الکترونیکی آنها را از تخریب زودرس محافظت می کند

روش نگهداری اسناد الکترونیکی با روش نگهداری اسناد کاغذی تفاوتی ندارد. بنابراین، فاکتورهای الکترونیکی باید برای مدتی که برای ذخیره اسناد کاغذی در نظر گرفته شده است ذخیره شود (بند 1.13 روش صدور و دریافت فاکتورها به صورت الکترونیکی از طریق کانال های مخابراتی با استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی که به دستور وزارت دارایی روسیه تأیید شده است. مورخ 25 آوریل 2011 شماره 50n). یادآوری می کنیم که برای اهداف حسابداری، اسناد اولیه به مدت پنج سال و برای اهداف مالیاتی - برای چهار سال ذخیره می شوند.

اما در عمل، خطرات از دست دادن یک سند وجود دارد (مثلاً در صورت خرابی رایانه یا آتش سوزی). بنابراین، توصیه می شود در توافقنامه، روش دریافت کپی اسناد از طرف مقابل تعریف شود (به نظر کارشناس در زیر مراجعه کنید).

اگر یک شرکت تصمیم به تغییر مدیریت اسناد الکترونیکی بگیرد چه باید بکند؟ الگوریتم اقدامات چیست، از کجا شروع کنیم؟

اولین کاری که باید انجام دهید این است که به این فکر کنید که شرکت می خواهد از چه نتایجی بگیرد. در حال حاضر دو حوزه کار وجود دارد. این جریان سند B2G است، یعنی بین شرکت ها و سازمان های دولتی. و B2B، یعنی تبادل اوراق بین شرکت ها. در مورد B2G، ما در مورد اتصال به سازمان های دولتی لازم برای یک شرکت معین، بسته به ویژگی های فعالیت آن صحبت می کنیم. همه شرکت های ما به اداره مالیات گزارش می دهند.

سپس همه چیز به زمینه فعالیت بستگی دارد - به عنوان مثال، یک شرکت مشروبات الکلی تجارت می کند، شرکتی دیگر، در حین تولید به نوعی بر محیط زیست تأثیر می گذارد، شرکت سومی با خدمات بیمه، بازار اوراق بهادار و غیره سروکار دارد. . ما باید بررسی کنیم که مقامات دیگر چه چیزی را به گزارش نیاز دارند. پس از مشخص شدن لیست بخش هایی که قرار است به آنها گزارش بدهیم، باید ببینیم که اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی چه پیشنهادهایی می تواند ارائه دهد. بسته به این، شرکت طرح تعرفه مناسب را انتخاب می کند. در ادامه قرارداد منعقد می شود، امضای الکترونیکی به تعداد لازم تنظیم می شود، نرم افزارهای لازم نصب می شود و سمینارهایی برای آموزش کار با این نرم افزار برگزار می شود. این همه چیز است - جریان اسناد با سازمان های دولتی انجام می شود.

- درباره B2B بیشتر بگویید؟

همانطور که گفتم این نوع دوم تبادل اسناد دیجیتال است. بین واحدهای تجاری سازماندهی شده است. این همه به شرکت خاص بستگی دارد. هیچ دستورالعمل کلی برای شروع ارسال اسناد وجود ندارد. شرایطی وجود دارد که یک شرکت به سادگی موظف است برای بقای خود به مدیریت اسناد الکترونیکی با طرف مقابل خود روی آورد.

در ارتباط با اجرایی شدن هنجار جدید از اول ژانویه 2014، همه کاربران امضای دیجیتال، بدون استثنا، باید با مرکز صدور گواهینامه برای جایگزینی گواهی‌های کلیدی تماس بگیرند. در حال حاضر، تمام اوراق مجازی امضا شده با گواهی معتبر به عنوان اسناد تایید شده توسط امضای الکترونیکی واجد شرایط شناخته می شوند.

به عنوان مثال: یکی از زنجیره‌های خرده‌فروشی بزرگ اخیراً شروع به کار با تأمین‌کنندگان خود کرده و به طور انحصاری کاغذهای دیجیتال مبادله می‌کند. بنابراین کشاورز برای عرضه محصولات خود به این شبکه باید به مدیریت اسناد الکترونیکی روی آورد.

مزایای EDI

آیا تغییر به EDI برای مشاغل کوچک و متوسط ​​سودی دارد؟ به نظر می رسد که تا کنون دیجیتال تنها می تواند منافع واقعی را برای سازمان های بزرگ به ارمغان بیاورد.

برای کسب و کارهای کوچک و متوسط، تبدیل به جریان اسناد الکترونیکی در حال حاضر یک کار اصلی نیست. اما می توانید نگاه دقیق تری به آن بیندازید، آن را «احساس کنید». سرعت جریان اسناد - این یک مزیت خواهد بود. اما استفاده از EDI فقط در مورد روابط با طرف مقابل نیست. این شامل روابط با سازمان های دولتی می شود و در اینجا تجار مجبور به جابجایی خواهند شد، هیچ گزینه ای وجود ندارد.

نکته بسیار مهم دیگری که کسب و کارهای کوچک و متوسط ​​باید به خاطر بسپارند این است که استفاده از امضای الکترونیکی در بسترهای معاملاتی راهی برای گسترش کسب و کار آنهاست. از سال 2014 تا 2015، 15 درصد از سفارشات دولتی باید در بین مشاغل کوچک و متوسط ​​قرار گیرد. اکنون کار جدی برای جذب این شرکت ها برای انجام دستورات دولتی در حال انجام است. و این یک فرصت واقعی برای گسترش تجارت شما است. چه کسی از دریافت قرارداد 100-200 هزار روبل با پرداخت تضمینی امتناع می کند؟

آیا هنگام پرداخت خدمات مدیریت اسناد الکترونیکی مزایایی برای شرکت های کوچک وجود دارد؟ از این گذشته ، بسیاری از سازمان ها به دلیل ترس از تعرفه های بالا به EDI تغییر نمی کنند.

من امروز در سمینار مثال زدم: 995 روبل - طیف کاملی از خدمات برای مدیریت اسناد با سازمان های دولتی. اگر هزینه سفر در اطراف مسکو در حمل و نقل عمومی را چندین بار در سال در مرجعی که باید مدارک ارسال کنید و همچنین در هر دو جهت محاسبه کنید، میزان هزینه ها بسیار نزدیک به هزینه ای است که من اعلام کردم.

اگر یک حسابدار کامپیوتر دوستانه نباشد، آیا ممکن است اشتباه کند؟ به طور کلی کار با چنین برنامه هایی چقدر سخت است؟

عناصر فرمت و کنترل منطقی وجود دارد. اگر هنگام ایجاد یک سند، قصد سوء وجود نداشته باشد، تقریبا غیرممکن است که آن را از دست بدهید. خوب اگر کاری از روی عمد انجام شود یا کاربر بی توجه باشد، هیچ برنامه ای بیمه نمی شود که فرد به جای 1000، 1000000 وارد کند.

امضای دیجیتالی

چرا به نظر شما هنوز انتقال به مدیریت اسناد الکترونیکی فراگیر نشده است؟ چه چیزی شرکت ها را می ترساند؟

آیا واقعا ترسناک است؟ بیایید ببینیم، در 63 [قانون فدرال 04/06/2011 شماره 63-FZ "در مورد امضای الکترونیکی" - تقریباً. ed.] قانون مفهوم سه نوع امضای دیجیتال را فرموله می کند. این ساده است، در واقع ترکیبی از ورود و رمز عبور است. Strengthened یک امضا با استفاده از حفاظت رمزنگاری است. و امضای الکترونیکی واجد شرایط است، امضایی که توسط یک مرکز صدور گواهینامه معتبر صادر شده است. 90 درصد مردم کشور ما از لاگین و رمز عبور استفاده می کنند. یا در دستگاه های خودپرداز، یا در شبکه های اجتماعی، یا در ایمیل. یعنی می توان گفت تقریبا همه از یک امضای ساده استفاده می کنند.

چنین تعداد امضای دیجیتالی که امروزه استفاده می شود نه برای مراکز صدور گواهینامه، نه برای سیستم های اطلاعاتی و نه برای کاربران ناخوشایند است. امیدوارم طی سال های 2014-2015 یکنواختی داشته باشیم و تعداد امضاها کاهش یابد.

در مورد امضای واجد شرایط، هنوز در مکان های کمی استفاده می شود. اما برای مثال در پورتال استفاده می شود. و هر چه خدمات بیشتری ارائه دهد، افراد بیشتری از این امضا استفاده خواهند کرد. استفاده از آن نه به دلیل ترس مردم که به دلیل کمبود منابعی که بتوان از آن استفاده کرد محدود شده است.

با بخش شرکتی همه چیز حتی ساده تر است. در حال حاضر حدود نیمی از شرکت ها از سیستم های گزارش گیری الکترونیکی استفاده می کنند و همه آنها با امضای الکترونیکی پیاده سازی می شوند. و این شرکت ها همان افرادی را استخدام می کنند که به نظر می رسد از تغییر به مدیریت اسناد الکترونیکی می ترسند. بنابراین این ترس بیشتر شبیه یک افسانه است تا واقعیت.

- آیا باید منتظر تغییرات قابل توجهی در قانون گذاری در زمینه جریان الکترونیکی اسناد باشیم؟

به هر حال، اکنون بسیاری در مورد ناقص بودن حوزه حقوقی در این زمینه صحبت می کنند... من آن را نقص نمی نامم، این یک روند عادی در توسعه قانون است. در واقع، استفاده فعال از امضای الکترونیکی در روسیه در صورت وجود پنج سال خوب است. به طور طبیعی، با در نظر گرفتن توسعه فناوری، به سادگی غیرممکن است که در چنین دوره ای یک چارچوب نظارتی تثبیت شده ایجاد شود. یک روند سیستماتیک توسعه قانونگذاری در حال حاضر در حال انجام است. از آنچه ارزش انتظار دارد: این اجرایی شدن نهایی شصت و سومین قانون امضای الکترونیکی و لغو قانون اول است [قانون فدرال 10 ژانویه 2002 شماره 1-FZ "در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی". این هنجار از اول ژوئیه سال جاری نامعتبر شده است - تقریباً. ویرایش]. به هر حال، قانون کاملاً کافی و شایسته است. هیچ شکاف آشکاری در آن وجود ندارد. کاملاً ساختار یافته است. امیدواریم با معرفی آن تعداد انواع امضای دیجیتال کاهش یابد. اکنون بسیاری از سازمان های دولتی و سیستم های اطلاعاتی الزامات خود را برای امضای الکترونیکی مطرح می کنند که همیشه مطابق با قانون نیست.

وجود چنین تعداد امضای دیجیتال نه برای مراکز صدور گواهینامه، نه برای سیستم های اطلاعاتی و نه برای کاربران ناراحت کننده است. تصور کنید که پنج امضا به جاکلیدی خود آویزان کرده اید، اما باید به خاطر داشته باشید که یکی برای اداره مالیات، دیگری برای پلت فرم معاملاتی، سومی برای Rosreestr و غیره است. امیدوارم طی سال های 2014-2015 یکنواختی داشته باشیم و تعداد امضاها کاهش یابد.

کلیه فعالیت های هر سازمان از طریق تبادل اسناد روی کاغذ انجام می شود. گسترش جامعه اطلاعاتی منجر به ظهور اسناد الکترونیکی شده است.

این شکل از اسناد به طور فزاینده ای در بین کارکنان مدیریت سازمان های مختلف و سایر ساختارها استفاده می شود. تعامل با صندوق بازنشستگی و سازمان بازرسی مالیاتی گسترده شده است.

همچنین به طور فعال در بین سازمان های مختلف مورد استفاده قرار گرفته است.

مبادله الکترونیکی اسناد حسابداری چندین سال پیش قانونی شد.

از سال 2002، قانون فدرال شماره 1-FZ "در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی" اسناد کاغذی و الکترونیکی را از نظر قانونی برابر کرده است، اما در ژوئیه 2013 این مقررات نامعتبر بود.

قانون فدرال شماره 63-FZ مورخ 6 آوریل 2011 "در مورد امضای الکترونیکی" قوانین اساسی برای تعامل سازمان ها با استفاده از امضای الکترونیکی را تعیین می کند. دستور مشترک وزارت دارایی و خدمات مالیاتی فدرال روسیه به تاریخ 17 فوریه 2011 به شماره ММВ-7-2/168@ قوانین اساسی برای ارائه اسناد به اداره مالیات را تصویب کرد.

ثبت، ثبت و مبادله صورتحساب ها در قالب سند الکترونیکی بین سازمان های مختلف با در نظر گرفتن شرایط وزارت دارایی مصوب به دستور شماره 50ن مورخ 4 فروردین 1390 می باشد.

مصوبه دولت شماره 1137 مورخ 5 دی 1390. قوانین تکمیل و فرم های جدید فاکتورها و تعدادی دیگر از اسناد حسابداری تعیین شده است. مبادله فاکتورها به صورت الکترونیکی از طریق ارتباط ویژه در قالب خاصی انجام می شود که به دستور سرویس مالیات فدرال روسیه مورخ 30 ژانویه 2012 شماره MMВ-7-6/36@ تأیید شده است.

دستور خدمات مالیاتی فدرال مورخ 03/05/2012 به شماره MMВ-7-6/138@ فرمتی را تعیین کرد که برخی از اسناد حسابداری باید برای مبادله و ارائه به مقامات مالیاتی باشد.

برای اینکه سازمانها اسناد حسابداری TORG-12 و گواهی پذیرش کار را در قالب مورد نیاز مبادله کنند، خدمات مالیاتی فدرال دستور شماره MMВ-7-6/172 مورخ 21 مارس 2012 را صادر کرد.

کلیه مبادله اسناد حسابداری در قالب الکترونیکی بین طرفین با استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی انجام می شود که طبق دستور خدمات مالیاتی فدرال مورخ 20 آوریل 2012 شماره ММВ-7-6/253@ هدایت می شود.

مزایای مدیریت اسناد الکترونیکی

همه تغییرات اعمال شده توسط قانون در تعامل بین طرفین بدون شک دارای تعدادی مزیت است.

معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی منجر به کاهش زمان تبادل اسناد می شود. این با صرفه جویی در زمان در پردازش و تحویل اسناد بین سازمان ها در هر دو طرف اتفاق می افتد.

هنگام ثبت معاملات در ثبت حسابداری، هنگام نظارت بر خطاها، کاهش مراحل پردازش اسناد و تولید گزارش، زمان صرفه جویی می شود.

اسناد اولیه حسابداری (فاکتور، گواهی پایان کار و برگه تحویل) که بر روی کاغذ تنظیم شده و به امضای مدیر رسیده و همه سازمانها عادت به کار با آنها دارند، به تدریج به فرمت الکترونیکی منتقل می شود.

تمام جریان اسناد بین طرفین بر اساس طرح زیر انجام می شود:

• سازمان فروشنده در سیستم حسابداری خود سند ایجاد می کند. با استفاده از نرم افزار رمزنگاری، سندی را با امضای الکترونیکی امضا می کند. مرحله بعدی این است که سازمان سند تکمیل شده را در سیستم اپراتور آپلود می کند و برای طرف مقابل ارسال می کند که از طریق نرم افزار مخصوص آن را می پذیرد.
• سپس خریدار سند الکترونیکی دریافتی را وارد برنامه حسابداری خود می کند، معامله را از نظر انطباق بررسی می کند، اگر همه چیز بدون خطا انجام شود، سپس امضای الکترونیکی خود را قرار داده و آن را از طریق اپراتور برای فروشنده ارسال می کند. اگر در بازرسی نادرستی یا اشتباهی کشف شود، خریدار اخطاریه امتناع با ذکر دلایل برای فروشنده ارسال می کند.

سازمان فروشنده پس از دریافت سیگنال تأییدیه از سوی اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی مبنی بر پذیرش پرونده و اعلام دریافت سند به خریدار، سند الکترونیکی را در حسابداری خود منعکس می کند.

بر اساس مقررات، مبادله اسناد حسابداری بین طرفین به دو صورت کاغذی و الکترونیکی انجام می شود.

اسنادی که به صورت الکترونیکی تنظیم شده و با امضای الکترونیکی امضا شده اند دارای قدرت قانونی برابر با اسناد کاغذی امضا شده توسط مدیر هستند.

جریان اسناد بین سازمان ها از طریق یک اپراتور انجام می شود که امکان کاهش زمان برای حسابداری و پردازش را فراهم می کند

در ماه مه 2012، تشکیل چارچوب قانونی نظارتی لازم برای راه اندازی مدیریت اسناد الکترونیکی تکمیل شد. بسیاری از شرکت ها و سازمان ها شروع به تغییر فعالانه به جریان اسناد بدون کاغذ با مشتریان و تامین کنندگان کرده اند. از جمله مزایای این نوع ارتباط می توان به کاهش قابل توجه هزینه ها و زمان برای تهیه و ارسال اسناد، صرفه جویی در مواد، هزینه های پستی و پیک، دسترسی سریع به آرشیو الکترونیکی، جستجوی راحت اسناد و موارد دیگر اشاره کرد. روش شناسان 1C به ما می گویند که چگونه مدیریت اسناد الکترونیکی را در 1C:Enterprise 8 راه اندازی کنیم.

امکان تبادل اسناد الکترونیکی بین اشخاص حقوقی از سال 2002 وجود داشته است - از لحظه ای که قانون فدرال شماره 1-FZ "در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی" معادل بودن امضای دیجیتال و امضای دست نویس را در یک سند کاغذی تعیین کرد و "قوانین" اساسی را تعیین کرد. بازی» در زمینه تبادل اسناد الکترونیکی. اما تاکنون، مدیریت اسناد الکترونیکی بالقوه بسیار راحت به طور کامل وارد عمل تجاری روسیه نشده است - تا همین اواخر، چندین "حفره" در چارچوب قانونی وجود داشت. یکی از آنها ناتوانی در تضمین مبادله قابل توجه قانونی صورتحساب های الکترونیکی است.

شروع واقعی مدیریت اسناد الکترونیکی در روسیه را می توان 23 مه 2012 در نظر گرفت - در این روز دستور سرویس مالیاتی فدرال روسیه مورخ 03/05/2012 شماره MMВ-7-6/138 به اجرا درآمد که تصویب شد. فرمت های الکترونیکی فاکتورها، لاگ صورتحساب های دریافتی و صادر شده، کتاب های خرید و فروش. در 2 مه، دستور سرویس مالیاتی فدرال روسیه مورخ 21 مارس 2012 به شماره MMВ-7-6-172@ لازم الاجرا شد که اشکال اسناد اولیه TORG-12 و گواهی پذیرش برای کارها (خدمات) را تأیید می کند. ). بر خلاف فاکتور، این فرم ها ماهیت توصیه ای دارند در هنگام مبادله اسناد، شرکت ها می توانند از فرم هایی غیر از فرم های پیشنهادی استفاده کنند. اما در این مورد، چنین اسناد الکترونیکی نمی تواند توسط مقامات مالیاتی به عنوان مهم قانونی (مثلاً برای تأیید اسناد) در نظر گرفته شود.

توصیه می کنیم در مورد مبانی قانونی مبادله اسناد الکترونیکی در مقالات 1C:ITS و وب سایت its.1c.ru بیشتر بخوانید:

• نیروی قانونی اسناد امضا شده با امضای الکترونیکی
• تایید هزینه ها و کسورات با مدارک الکترونیکی

طرح کلی برای تبادل اسناد الکترونیکی

در حال حاضر، بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها شروع به تغییر فعالانه به جریان اسناد بدون کاغذ با مشتریان و تامین‌کنندگان کرده‌اند. از جمله مزایای این نوع ارتباط می توان به کاهش قابل توجه هزینه ها و زمان برای تهیه و ارسال اسناد، صرفه جویی در مواد، هزینه های پستی و پیک، دسترسی سریع به آرشیو الکترونیکی، جستجوی راحت اسناد و موارد دیگر اشاره کرد.

به طور کلی، تبادل اسناد الکترونیکی به این صورت است (نمودار اول را ببینید).

ابتدا فروشنده سندی را در سیستم حسابداری خود ایجاد می کند. سپس آن را با امضای الکترونیکی خود با استفاده از نرم افزار رمزنگاری ویژه "امضا" می کند. مرحله بعدی این است که سند الکترونیکی امضا شده را در برنامه اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی بارگذاری کنید و آن را برای طرف مقابل ارسال کنید که آن را در برنامه نصب شده خود می پذیرد. در مرحله بعد ، خریدار باید سند دریافتی را وارد سیستم حسابداری خود کند - برای انجام این کار ، او باید یا مطابقت بین سند دریافتی و سندی را که قبلاً در سیستم اطلاعاتی تهیه شده است تعیین کند یا یک کپی از این سند "از ابتدا" ایجاد کند. ” پس از آن سند ایجاد شده می تواند برای حسابداری واقعی در برنامه کاری شما پذیرفته شود. آخرین مراحل سخت ترین و ناراحت کننده ترین مراحل هستند.

تبادل اسناد الکترونیکی در 1C: Enterprise 8

برای حذف تا حد امکان بارگذاری مجدد اسناد از یک برنامه به برنامه دیگر و "کار دستی" هنگام پذیرش سند در سیستم حسابداری گیرنده، 1C و اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی Taxcom راه حل مشترک 1C-Taxcom را توسعه داده اند. در واقع، این راه حل بخشی از پیکربندی های "1C: Enterprise 8" است - در "1C:Accounting 8"، "1C:Trade Management 8" (rev. 11)، "1C:Manufacturing Enterprise Management 8" و تعبیه شده است. سایر راه حل های محبوب "1C". ادغام داخلی سیستم حسابداری و برنامه اپراتور این امکان را فراهم می کند تا کاستی های فنی اصلی طرح کلی را از بین ببریم - استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی بسیار ساده تر و راحت تر شده است (نمودار دوم را در شکل بالا ببینید).

در این طرح، پر زحمت ترین مرحله مدار کلی تبادل الکترونیکی اسناد حذف می شود. راه حل یکپارچه نه تنها تمام عملکردهای لازم از جمله ارسال و دریافت اسناد را انجام می دهد، بلکه مهمتر از همه، بر اساس اسناد الکترونیکی دریافتی، به طور خودکار اسناد را در پایگاه اطلاعاتی 1C:Enterprise 8 تولید می کند. بنابراین، کاربر سند را به شکل معمول خود دریافت می کند و می تواند بلافاصله آن را برای حسابداری بپذیرد.

اجازه دهید به چند مزیت دیگر این سازماندهی جریان اسناد اشاره کنیم:

• تمام کار با اسناد در رابط آشنا 1C: Enterprise 8 انجام می شود.
• نیازی به نصب و به روز رسانی جداگانه برنامه اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی یا کار بر روی منبع وب آن نیست.
• مبادله نه تنها فاکتورها، بلکه سایر اسناد - فاکتورها، اعمال، فاکتورها، سفارشات و غیره نیز پشتیبانی می شود.

چهار مرحله برای مدیریت اسناد الکترونیکی

برای اتصال فنی تبادل اسناد الکترونیکی با استفاده از 1C-Taxcom، باید چندین مرحله ساده را دنبال کنید. لطفاً توجه داشته باشید که برای کاربران 1C:Enterprise 8 که دارای قرارداد 1C:ITS هستند، اتصال به سرویس رایگان است، اسناد دریافتی هزینه یا هزینه ای دریافت نمی شود.

1. بررسی کنید که آیا برنامه به نسخه و نسخه ای که امکان تبادل را دارد به روز شده است (اطلاعات در وب سایت http://v8.1c.ru/edi/1c-taxcom/eldoc/ ​​موجود است). برای کار با اسناد الکترونیکی، نسخه پلت فرم 1C:Enterprise 8 کمتر از 8.2.15 لازم است. اگر شماره نسخه/انتشار برنامه شما کمتر از مقدار مورد نیاز است، برنامه را به روز کنید. شما می توانید این کار را خودتان یا با تماس با شریک 1C یا سرپرست سیستم انجام دهید.

2. سرویس بر اساس یک برنامه متصل است. عملکرد تبادل در حال حاضر در برنامه در حالت "خواب" است. برای فعال کردن آن، باید یک برنامه را در حساب شخصی کاربر در وب سایت http://users.v8.1c.ru پر کنید.

3. پس از پردازش درخواست (معمولاً این روش بیش از یک روز کاری طول نمی کشد) به کاربر ارائه می شود شناسه شرکت کننده در تبادل اسناد الکترونیکی.

4. آخرین گام برای ارتباط بدون کاغذ با طرف های دیگر، راه اندازی "1C: Enterprise 8" است.

ما به طور مفصل نحوه انجام چنین تنظیمی را با استفاده از مثال برنامه محبوب "1C: Trade Management 8" (محیط 11) بررسی خواهیم کرد.

راه اندازی "1C: Enterprise 8"

اول در بخش مدیریتما توجه می کنیم که این برنامه از تبادل اسناد الکترونیکی استفاده می کند - ما "چک باکس" مناسب را بررسی می کنیم.

پس از این، گروه جدیدی از دستورات در تمام اشکال اسناد شرکت کننده در جریان اسناد الکترونیکی در دسترس خواهند بود - , ارسال مجددو دستورات دیگر برای کار سریع با اسناد.

به شما یادآوری می کنیم که برای اطمینان از جریان اسناد الکترونیکی قابل توجه قانونی، استفاده از امضای الکترونیکی ضروری است. در این مورد، هر گواهی صادر شده توسط یک مرکز صدور گواهینامه که بخشی از شبکه مراکز مورد اعتماد خدمات مالیاتی فدرال روسیه است، مناسب خواهد بود. به عنوان مثال، اگر شرکت شما گزارشات را به صورت الکترونیکی به خدمات مالیاتی فدرال ارسال می کند، مطمئناً چنین گواهی قبلاً دریافت شده است و می توان با خیال راحت از آن برای سازماندهی تبادل اسناد الکترونیکی استفاده کرد. اگر گواهی ندارید، می توانید آن را مثلاً از یک نماینده منطقه ای شرکت Taxcom (http://www.taxcom.ru/about/regions) دریافت کنید.

در مرحله بعد، باید راه اندازی رمزنگاری عمومی و تنظیم گواهی امضای الکترونیکی را انجام دهید. برای پر کردن فرم راه اندازی رمزنگاری(فصل مدیریت) باید نام و مشخصات فنی کلی نرم افزاری را که برای کار با امضای الکترونیکی استفاده می شود (ارائه دهنده رمزنگاری امضای الکترونیکی) مشخص کنید - به شکل 1 مراجعه کنید. 1. برای برخی از برنامه ها (به عنوان مثال، برای CryptoPro) این مشخصات فنی را می توان به طور خودکار پر کرد.

برنج. 1

برای اینکه بتوانید اسناد را با کلیک یک دکمه، بدون خروج از 1C: Trade Management 8 و بدون تغییر به حالت های دیگر امضا کنید، گواهی امضای الکترونیکی (یا بهتر است بگوییم، فقط آن قسمت از آن قابل انتقال و ذخیره در یک حالت محافظت نشده) باید مستقیماً به برنامه منتقل شود. برای این کار باید مشخص کنید که برنامه باید این گواهی را از کجا دریافت کند. به طور کلی، توسعه دهندگان 1C توصیه می کنند یک گواهی را از فروشگاه گواهی شخصی کاربر سیستم عامل دانلود کنید (شکل 2 را ببینید).

برنج. 2

برای هر گواهی (و در واقع، برای یک مقام خاص که حق امضا دارد)، باید فهرستی از اسنادی را که او حق امضای آنها را دارد مشخص کنید - بنابراین، ما همه انواع اسناد را در برگه فهرست می کنیم. همان نام (نگاه کنید به شکل 3).

برنج. 3

مرحله بعدی نیز در برنامه انجام می شود، از نظر فنی ساده است، اما به زمان بیشتری برای پیاده سازی نیاز دارد. نکته این است که با طرف مقابل خود در مورد مبادله فاکتورها و سایر اسناد به صورت الکترونیکی توافق کنید. یادآوری می کنیم که مبادله صورتحساب های الکترونیکی مستلزم مشارکت اجباری شخص ثالث در فرآیند است - اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی (در این مورد، شرکت Taxcom).

فهرست طرف‌های متقابلی که شرکت شما قصد دارد با آنها به جریان اسناد بدون کاغذ تبدیل شود، در فرم نگهداری می‌شود توافق با طرف مقابل در مورد استفاده از اسناد الکترونیکی (از طریق اپراتورهای EDI). با افزودن طرف مقابل جدید به این لیست، می توانید بلافاصله دعوت نامه ای برای تعامل الکترونیکی ارسال کنید.

جزئیات نحوه تکمیل قراردادها را می توان در بخش پشتیبانی روش شناختی "1C: Enterprise 8" در وب سایت its.1c.ruhttp://its.1c.ru/db/metod81#content:4791:1 و در 1C یافت. : ITS

توجه کن به شناسه سازماناین مقدار توسط اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی به هر سازمان اختصاص می یابد. اگر طرف مقابل شما دعوت به مدیریت اسناد الکترونیکی را بپذیرد، پیامی با ذکر شناسه از طرف او ارسال می شود و فیلد فرم به صورت خودکار پر می شود. وضعیت طرف مقابل نیز تغییر خواهد کرد - از منتظر توافق هستیمبر ملحق شد.

فراموش نکنید که به دعوت نامه های دریافتی از طرف شرکای خود پاسخ دهید - می توانید با استفاده از دستور آمادگی خود را برای تبادل الکترونیکی تأیید کنید. وضعیت ها را از سرویس به روز کنید.

در این مرحله آماده سازی فنی به پایان می رسد و می توانید مستقیماً به تبادل اسناد الکترونیکی اقدام کنید. بیایید ببینیم که چگونه این کار در برنامه با استفاده از مثال فاکتورها انجام می شود.

فاکتور: ارسال و دریافت

لطفاً توجه داشته باشید که اکنون دو ستون در لیست فاکتورها ظاهر می شود که وضعیت خلاصه جریان اسناد الکترونیکی را برای اسناد پایگاه اطلاعاتی نشان می دهد. در ستون اول - وضعیت جریان سند از طرف ما (به عنوان مثال، همه چیز انجام شده استیا اقدام لازم، در مرحله دوم - وضعیت سایر شرکت کنندگان (طرف مقابل و اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی). کاربر می بیند که آیا باید کاری انجام دهد یا فقط صبر کند - شکل را ببینید. 4.

برنج. 4

طبق معمول یک فاکتور جدید تهیه می کنیم. برنامه به شما می گوید چه چیزی اقدامی از سوی ما لازم است- یعنی سند را امضا کنیم و برای شریک ارسال کنیم. برای انجام این کار، دستور را انتخاب کنید تولید، امضا و ارسال کنیداز منوی تازه ایجاد شده ED- شکل را ببینید. 5.

برنج. 5

با انتخاب این دستور، برنامه به طور خودکار یک سند الکترونیکی آماده می کند، آن را با امضای الکترونیکی (در صورت داشتن حق امضا) امضا می کند و در صف ارسال قرار می دهد. اگر مدیر حق امضا نداشته باشد، برنامه ابتدا فاکتور را برای امضا به شخص مسئول هدایت می کند. از طرف ما، تمام اقدامات انجام شده است، اکنون منتظر تایید دریافت از اپراتور و خریدار هستیم.

حالا بیایید از طرف دیگر به روند نگاه کنیم - از طرف خریدار که فاکتور جدیدی از شریک خود دریافت می کند. پس از دریافت این سند، برنامه به طور خودکار سند مشابهی را در پایگاه اطلاعاتی "1C: Trade Management 8" ایجاد می کند (محیط 11). سپس می توانید مانند سایر فاکتورها با آن کار کنید.

در ابتدا، هنگام عادت کردن به سرویس جدید، ممکن است برای کاربران راحت باشد که فاکتور دریافتی را به شکل معمول خود - مانند روی کاغذ - مشاهده کنند. برای انجام این کار، برنامه یک حالت مشاهده برای یک سند الکترونیکی را اجرا می کند که اطلاعات را به شکل چاپی معمولی ارائه می دهد و حاوی لیستی از امضاهای الکترونیکی نصب شده روی سند است. محتویات فرم را می توان چاپ کرد و یک برگه اضافی حاوی امضاهای الکترونیکی به چاپ اضافه می شود - در این مورد، نه تنها خود سند الکترونیکی ذخیره می شود، بلکه امضاهای نصب شده نیز در آن ذخیره می شود. فرم فایل های اضافی (شکل 6 را ببینید).

برنج. 6

کار با اسناد دلخواه

"1C: Trade Management 8" (نسخه 11) از تبادل امن اسناد آزاد، به عنوان مثال، قراردادها یا گزارش های آشتی پشتیبانی می کند. نوع جداگانه ای از داده ها برای این منظور در نظر گرفته شده است که نامیده می شود هر سند الکترونیکی. در واقع، مشابه یک ایمیل معمولی است و به شما امکان می دهد یادداشت پوششی را پر کنید، فایل های لازم را پیوست کنید، امضای الکترونیکی تنظیم کنید، سندی را برای طرف مقابل ارسال کنید و غیره.

برنامه های سیستم 1C:Enterprise 8 دارای مجموعه کاملی از توابع خدمات مفید هستند که فرآیند انتقال اسناد الکترونیکی را حتی برای کاربران بی تجربه راحت، قابل درک و شفاف می کند.

اطمینان از اعتبار قانونی مبادله

برای شروع مبادله اسناد اولیه با اهمیت قانونی با طرف مقابل، لازم است تغییراتی در سیاست حسابداری ایجاد شود. شایان ذکر است امکان تهیه و دریافت اسناد اولیه به صورت الکترونیکی و همچنین پذیرش این اسناد برای حسابداری و حسابداری مالیاتی فراهم می شود.

علاوه بر این، در حال حاضر، یک شرط اجباری این است که طرفین توافقنامه مبادله اسناد الکترونیکی را منعقد کنند. می توان آن را در قالب یک سند جداگانه یا در قالب یک توافق اضافی به یک قرارداد خاص منعقد کرد.

در مورد اول، اسناد الکترونیکی را می توان در چارچوب هر توافقی با طرف مقابل مبادله کرد، در مورد دوم - فقط در چارچوب توافق نامه ای که توافق نامه اضافی به آن منعقد شده است. قرارداد می تواند برای هر دوره ای منعقد شود.

توافق نامه مبادله اسناد الکترونیکی باید به صورت کتبی منعقد شود. در عین حال، قانون اجازه می دهد تا آن را به صورت الکترونیکی با استفاده از امضای الکترونیکی منعقد کنید. با این حال، برای جلوگیری از سوء تفاهم با طرف مقابل و سرزنش مقامات بازرسی، در این مورد بهتر است از فرم کاغذی استفاده کنید.

توافقنامه مبادله اسناد الکترونیکی باید مشخص کند:

• نوع امضای الکترونیکی مورد استفاده؛
• روش و ترتیب امضای اسناد الکترونیکی؛
• اقدامات طرفین در صورتی که طرف مقابل سند را به دلایل فنی قبول نکند.
• شرایط تعامل شرکت کنندگان با مرکز صدور گواهینامه (مرکز صدور گواهینامه معتبر)؛
• شرایط شناسایی اسناد الکترونیکی امضا شده با امضای الکترونیکی به عنوان معادل اسناد مشابه امضا شده به صورت دستی (تا اول جولای 2012، این شرط برای همه توافقنامه ها اجباری است؛ در آینده، هنگام استفاده از امضای الکترونیکی ساده یا غیرمجاز اجباری است. یک امضای الکترونیکی واجد شرایط، طرفین می توانند شرایط اضافی را برای شناسایی این امضا به عنوان یک امضای دست نویس ایجاد کنند.

نمونه توافق نامه در مورد سازماندهی تعامل الکترونیکی در وب سایت 1C:ITS ارسال شده است - http://its.1c.ru/db/eldocs#content:9:1

توصیه می کنیم که کاربران فراموش نکنند که با شریک 1C که تحت قرارداد 1C:ITS به شرکت خدمات ارائه می دهد تماس بگیرند و برای حق استفاده از نرم افزار 1C-Taxcom با او قرارداد مجوز منعقد کنند.

پیشنهاد ویژه برای کاربران 1C:ITS

یادآوری می کنیم که تا 31 اکتبر 2012 یک پیشنهاد ویژه برای کاربران 1C:Enterprise 8 وجود دارد که دارای قرارداد معتبر 1C:ITS هستند - امکان ارسال تا 1000 مجموعه اسناد در ماه به صورت رایگان (یک مجموعه می تواند شامل به سه سند، به عنوان مثال، یک فاکتور) فاکتور، عمل / فاکتور، فاکتور). در بالا - هزینه ارسال مجموعه ای از اسناد 10 روبل خواهد بود.

مدیریت اسناد الکترونیکی (EDF)- مجموعه ای از فرآیندهای خودکار برای کار با اسناد ارسال شده به صورت الکترونیکی بدون استفاده از رسانه های کاغذی.

اسناد الکترونیکی در فرم های تایید شده جزء کلیه برنامه های حسابداری است، اما برای اینکه سند الکترونیکی از نظر قانونی شناخته شود باید با امضای الکترونیکی امضا شود.

انواع اسناد الکترونیکی

سند الکترونیکی امضا شده با امضای الکترونیکی می تواند مورد استفاده قرار گیرد در صورتی که قانون فدراسیون روسیه منع مستقیم استفاده از آن را نداشته باشد.

بنابراین قراردادها، صورتحساب‌های مختلف، درخواست‌ها، گزارش‌ها، درخواست‌ها و همچنین یادداشت‌های تحویل، اعمال و فاکتورها می‌توانند اسناد الکترونیکی باشند.

همچنین اسناد الکترونیکی به اسناد غیر رسمی و اسناد رسمی تقسیم می شوند.

اسناد غیر رسمی - نامه ها، قراردادها، وکالتنامه ها، اسناد فنی و سایر مکاتبات - از مقررات سختگیرانه دولت عاری هستند.

برای اسناد رسمی، برخی از قوانین قانونی الزامات سختگیرانه ای را برای قالب و مقررات انتقال تعیین می کنند.

سند رسمی سندی است که بر اساس فرمت خدمات مالیاتی فدرال ایجاد شده است.

اسناد رسمی مستقیماً بر صحت محاسبات مالیاتی تأثیر می گذارد ، بنابراین رعایت کلیه مراحل انتقال برای آنها مهم است.

اسناد رسمی، به عنوان مثال، فاکتورهای الکترونیکی هستند.

برای برخی از اسناد اولیه، خدمات مالیاتی فدرال روسیه یک قالب توصیه شده برای بارنامه در فرم TORG-12 و یک گواهی پذیرش (کار) برای خدمات ایجاد کرده است.

علیرغم این واقعیت که فرمت توصیه شده برای چنین اسنادی مشخص شده است، این فرمتی است که شرکت ها باید در صورت نیاز به تأیید هزینه های مالیات بر درآمد، این اسناد را به درخواست اداره مالیات به صورت الکترونیکی ارسال کنند.

گزینه های مدیریت اسناد الکترونیکی

دو گزینه برای سازماندهی یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی وجود دارد. اولین مورد، انعقاد توافق نامه ای در مورد مدیریت اسناد الکترونیکی با طرف مقابل و تبادل اسناد امضا شده با امضای الکترونیکی از طریق ایمیل است. در این صورت می توانید از یک امضای الکترونیکی ساده استفاده کنید.

گزینه دوم سازماندهی مدیریت اسناد الکترونیکی از طریق یک اپراتور ویژه است.

با این روش، شرکت به مقررات مبادله اسناد الکترونیکی ملحق می شود و می تواند با طرف مقابل هم اسناد رسمی (که سازمان مالیاتی فدرال روسیه فرمت آن را به طور رسمی تایید کرده است) و هم اسناد غیر رسمی (قراردادها، موافقت نامه ها، گزارش های مصالحه و غیره) را مبادله کند. .).

وظایف اصلی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی

وظایف اصلی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی عبارتند از:

ثبت اسناد؛

کنترل بر اجرای اسناد؛

ایجاد دایرکتوری ها و کار با آنها؛

کنترل حرکت اسناد کاغذی و الکترونیکی، حفظ تاریخچه کار با اسناد.

ایجاد و ویرایش جزئیات سند؛

تولید گزارش در مورد جریان اسناد شرکت؛

وارد کردن اسناد از سیستم فایل و اینترنت؛

ایجاد یک سند به طور مستقیم از سیستم بر اساس یک الگو (ادغام مستقیم).

کار با نسخه های سند، اسناد پیچیده چند جزیی و چند قالبی، پیوست ها.

توزیع الکترونیکی اسناد؛

کار با اسناد در پوشه ها؛

دریافت اسناد از طریق اسکن و شناسایی.

کاهش هزینه های دسترسی به اطلاعات و پردازش اسناد.

مزایای مدیریت اسناد الکترونیکی

مزایای اصلی مدیریت اسناد الکترونیکی شامل موارد زیر است:

ذخیره سازی متمرکز، ساختار یافته و سیستماتیک اسناد در یک آرشیو الکترونیکی؛

کاهش هزینه های چاپ، پست و نگهداری فاکتورهای کاغذی؛

یک رویکرد یکسان به رویه های تولید و پردازش یک سند (ثبت، تایید و غیره)؛

کاهش زمان تحویل، ثبت و تایید اسناد؛

سرعت امضای اسناد؛

امکان انجام هر گونه عملیات با اسناد بصورت آنلاین در تمام ساعات شبانه روز: جستجو، دانلود، چاپ، آشتی، رد کردن، و همچنین پیگیری حرکت آنها.

جستجوی سریع اسناد

محرمانه بودن صرافی با رمزگذاری اسناد تضمین می شود.

امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) شناسایی امضاکننده و یکپارچگی اسناد ارسالی را تضمین می کند.

تحویل مدارک الکترونیکی توسط اپراتور مدیریت اسناد تضمین می شود.

پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی

برای راه اندازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، باید:

توسعه و تصویب روشی برای مدیریت اسناد الکترونیکی؛

تعیین کسانی که مسئول نگهداری آن هستند؛

آرشیو الکترونیکی اسناد دریافتی و ارسالی را سازماندهی کنید.

قوانین ایجاد، دریافت و ذخیره اسناد الکترونیکی را در خط مشی حسابداری تجویز می کند، مسئول تولید و امضای اسناد الکترونیکی را تعیین می کند.

هر کارمندی که مجاز به امضای اسناد الکترونیکی است باید دارای امضای الکترونیکی باشد.

با ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، یک سازمان نمی تواند اسناد را چاپ کند، اما آنها را در یک آرشیو الکترونیکی ذخیره می کند.

در صورت لزوم، اسناد ذخیره شده در بایگانی را می توان برای بازرسان چاپ کرد و سندی را که با امضای الکترونیکی طرفین امضا شده است، ارائه کرد و ابتدا آنها را به درستی تأیید کرد.

EDI (مدیریت اسناد الکترونیکی): جزئیات برای یک حسابدار

• ما وارد دوران EDI می شویم

  سرویس "1C-EDO". مزایای "1C-EDO" سرویس "1C-EDO" سودآورترین است ... آنها به صورت تکی از طریق EDO ارسال می کنند، سرویس "1C-EDO" بدون پرداخت در دسترس است. ... شناسه شرکت کننده EDF.” ایجاد نمایه تنظیمات EDF نمایه تنظیمات EDF پس از ایجاد... به «پیکربندی یک EDF» بروید. تنظیمات EDF در پنجره ای که باز می شود، باید... تبادل اسناد از طریق EDF فهرست تنظیمات EDF در "تنظیمات EDF" ارسال شده... مقامات نظارتی نمایش داده می شوند. بایگانی EDI سازمان ها با استفاده از سیستم EDI هزینه ها را کاهش می دهند...

• هنگام تغییر آدرس ایمیل و اپراتور EDF، باید به مقامات مالیاتی اطلاع دهید

  و چندین قرارداد با اپراتورهای EDF وجود دارد که برای ارتباط با آنها... . اگر شرکتی تصمیم به تغییر اپراتور EDF خود داشته باشد، قاعدتاً اپراتور الکترونیکی نیز تغییر می کند... -6/19884@. همچنین باید در مورد تغییر اپراتور EDF به مقامات مالیاتی اطلاع داده شود.

• 8 استدلال برای اتصال به مدیریت اسناد الکترونیکی هنگام کار با یک شرکت لیزینگ

  که توسط هر اپراتور معتبر EDF صادر می شود. - اپراتورهای زیادی در بازار وجود دارد. ... به عنوان اصل. فرآیند EDI خود توسط قوانین فدراسیون روسیه و ... تنظیم می شود و پشتیبانی از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDF) با مستاجرین و ... است که توسط هر اپراتور معتبر EDF صادر می شود. – اپراتورهای زیادی در بازار وجود دارد ... یک روش ساده. به طور معمول، اپراتور EDF دسترسی به حساب شخصی شما را فراهم می کند... در سال 2018، متخصصان اپراتور EDF افزایش جریان حقوقی قابل توجه...

• مسئولیت تاخیر در تسلیم اظهارنامه مالیاتی

  با اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی (EDF) توافقنامه ای در مورد ارائه خدمات برای... ارائه EDI با سازمان مالیاتی منعقد کنید. یا ارائه... اختیارات EDF با خدمات مالیاتی فدرال را به یک نماینده مجاز (واسطه...) که با اپراتور EDF توافق دارد و یک گواهی کلید تایید واجد شرایط...

• ویژگی های انتخاب سیستم گزارش دهی الکترونیکی

  سیستم های گزارش EDI توسط چندین توسعه دهنده ارائه شده است. هر نرم افزاری... سیستم های گزارش EDI توسط چندین توسعه دهنده ارائه شده است. هر سرویس نرم افزاری توسط بیش از صد اپراتور EDF ارائه می شود. هر یک از آنها وضعیت راه حل های متمرکز بر وظایف مختلف EDI را دارند. در مورد انتخاب اپراتور ...

• آنچه باید در مورد امضای الکترونیکی قبل از اجرای آن بدانید

  در بستر اپراتور مدیریت اسناد الکترونیکی (EDF) و کلیه اقدامات برای استفاده از... تبادل اسناد و اپراتور EDF توسط اکثر شرکا به منظور به حداکثر رساندن ... * تعداد اسناد ارسال شده از طریق اپراتور EDF استفاده می شود. به طرف مقابل خارجی چه تغییراتی در انتظار ...