Счет-фактура - это налоговый документ, его создает продавец в течение 5 календарных дней с момента выполнения операции на основании накладной на отгрузку товара или акта выполненных работ и услуг. Может быть выставлен на бумажном носителе или в электронном виде.

Указанный в счет-фактуре НДС принимается покупателем к вычету. С этим счетом покупатель имеет право заявить налог к вычету, при этом он должен быть оформлен по п. 5 ст.169 НК РФ, если нет - то к вычету ничего не принимается.

Кем подписывается счет-фактура?

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации или уполномоченным представителем.
Выставленная индивидуальным предпринимателем подписывается самим ИП или уполномоченным представителем по доверенности.

Где отражать?

Выставленные счета отражаются в книге продаж, полученные - в книге покупок.

При каких условиях можно отразить счет-фактуру в книге покупок?

Полученный счет-фактуру от продавца можно зарегистрировать в книге покупок у покупателя при соблюдении следующих условий:

1. при наличии счет-фактуры;
2. при наличии подписанных покупателем товарной накладной, акта выполненных работ или услуг,
3. если не прошло три года с момента оприходования в бухгалтерском учете товаров(работ, услуг).

Итак, по товарам, принятым к учету в 1 квартале 2016 г. последним кварталом, в котором еще можно заявить вычет НДС по данным товарам будет 1 квартал 2019 г.

Когда отражать на уплаченный аванс в книге покупок?

Авансовый счет-фактура регистрируется в книге покупок в том квартале, в котором он получен от продавца. Если аванс перечислен продавцу в 1 квартале 2016 г. , то нужно отразить тоже в 1 квартале 2016 г.

Как отразить счет-фактуру в книге покупок?

Форма книги покупок состоит из 16 граф, обновленная форма утверждена Постановлением Правительства РФ от 30.07.2014 №735.
Что отражается в графах книги покупок наглядно приведено в таблице:

Графа	Что указывается при получении по отгрузке	Что указывается при получении счет-фактуры перечисленного аванса
1	Номер записи по порядку	Номер записи по порядку
2	Код вида операции	Код вида операции
3	Данные из стр. 1 счет/ф-ры	Данные из стр. 1 счет/ф-ры
4	Не заполняется	Не заполняется
5	Не заполняется	Не заполняется
6	Не заполняется	Не заполняется
7	Не заполняется	№ и дата пл. документа из стр. 5 счет/ф-ры
8	Дата оприходования товаров(р/у) по счет/ф-ре	Не заполняется
9		Название продавца из стр.2 счет-фактуры
10		ИНН и КПП из стр. 2б счет-фактуры
11		Заполняется только посредником
12	Заполняется только посредником	Заполняется только посредником
13	№ ГТД из гр.11 счет-фактуры9 (при наличии)	№ ГТД из гр.11 счет-фактуры (при наличии)
14		Данные из стр.7 счет-фактуры (при заполнении ее в иностранной валюте)
15		Сумма из стр.9 счета фактуры “Всего к оплате”
16		Сумма НДС к вычету в текущем квартале по счет-фактуре

Так, а для чего нужна счет-фактура?

В конечном счете, нужен для того чтобы правильно составить декларацию по НДС. С этой же целью составляется книга покупок и продаж.

В каком случае можно не составлять счет-фактуру в момент отгрузки?

Если продавец является плательщиком НДС и реализует свой товар (работу, услугу) лицу, который не является плательщиком НДС или освобожден от уплаты НДС, то по письменному согласию сторон сделки счета могут не составляться.

Когда продавец имеет право составить сводный счет-фактуру?

Если покупатель не является плательщиком НДС, включая физических лиц, то в течение отчетного (налогового) периода продавец имеет право составить единый сводный счет-фактуру и указать в нем сводные данные по всем таким операциям. Созданный сводный счет регистрируется в книге продаж с кодом вида операции 26.

Выставление продавцом счета-фактуры без НДС

Счета с пометкой «без налога (НДС)», полученные от продавца, в книге покупок регистрировать не надо.
Все операции, не облагаемые НДС, отражаются продавцом в разделе 7 декларации по НДС, в книге продаж в графе 19 счета с пометкой «без НДС» не отражаются.

В каком случае неплательщик НДС обязан вести журнал учета?

1. Если по инициативе покупателя неплательщик НДС выставил счет с НДС
2. Если неплательщик НДС получает и выставляет счета в интересах другого лица на основании договоров комиссии, агентских договоров, договоров транспортной комиссии, а также при выполнении функций заказчика.

Какие счета нельзя регистрировать в книге покупок?

Если налогоплательщиком допущены такие ошибки, в результате которых налоговые органы могут отказать покупателю в вычете НДС. К таким ошибкам относятся:

1. ошибки в названии продавца или покупателя, неправильный адрес, неверен ИНН;
2. несоответствие название товара, указанного с накладной на отгрузку с названием в счет-фактуре;
3. арифметические ошибки при определении стоимости товаров(работ,услуг), когда показатель гр. 5 не равен произведению гр.3 и гр.4;
4. ошибки при указании ставки налога, например указана ставка 18%, а НДС фактически исчислен по ставке 10%;
5. ошибки по гр.8, выразившиеся в неправильном перемножении граф 5 и 7.

Неверный номер счета-фактуры в книге покупок

Если после сдачи налоговой декларации по НДС налогоплательщик сам обнаружил ошибку, например неверный номер, но при этом нет занижения суммы налога к уплате. В этом случае налогоплательщик сам принимает решение подавать ему уточненную декларацию или нет.

Когда составляется корректировочный счет-фактура?

Согласно абз.3 п. 3 ст.168 не позднее 5-ти календарных дней с момента согласования изменений составляется корректировочный счет-фактура.
Основаниями для составления таких корректировочных счетов могут быть:

1. снижение цены товара (работ,услуг);
2. снижение количества товара(объема работ, услуг).

И в том и другом случае меняется стоимость отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг.

Ситуации, при которых составляется корректировочный счет-фактура:

1. Товар возвращает покупатель – не плательщик НДС;
2. Покупатель возвращает товары, еще не принятые к учету;
3. покупателю предоставлены скидки;
4. первоначально покупателю отгружены товары по предварительным ценам, а затем цены были изменены и по ним была произведена реализация продукции;
5. продавец признал претензию покупателя в части недостачи и качества товаров;

Ситуации, при которых составлять корректировочный счет не нужно:

1. Покупатель возвращает товары, которые уже успел поставить на учет. Здесь покупателем должна быть оформлен счет на обратную реализацию;
2. При технических и арифметических ошибках исправляется первичный счет;
3. Если цена на товар или количество товара меняется раньше чем выставлен первичный счет-фактура, тогда измененные данные сразу учитываются при ее составлении;
4. Если цена на партию поставки по договору определяется после выставления первичного счета, но порядок формирования цены не менялся, то изменения вносятся в первичный счет.

Форма и порядок составления корректировочного счета-фактуры

Корректировочные счета-фактуры, как и обычные счета-фактуры, можно составлять на бумаге или в электронном виде.

Согласно п.2 Приложения 2 к Постановлению Правительства РФ от от 30.07.2014 №735 в корректировочном счете нужно отражать только те пункты первичного документа, по которым происходит изменение.

Если по одному контрагенту было несколько поставок, то можно оформить единый корректировочный счет, в котором отразить все изменения.
Все обязательные реквизиты приведены в п.5.2 ст.169 НК РФ.

Как отражать корректировочный счет-фактуру в книге покупок

В зависимости от изменений регистрация корректировочных счетов-фактур (далее КСФ), выставленных продавцами может осуществляться либо в книге покупок, либо продаж. Это видно из таблицы.

Изменение цены	Продавец	Покупатель
Уменьшение цены: продавец составляет КСФ на отрицательную разницу по отношению к первоначальному документу	1) Продавец отражает в книге покупок КСФ 2)Принимает к вычету НДС в том периоде, когда составлен КСФ, но не позднее трех лет	1)Отражает в книге продаж КСФ по ранней из дат: первичного документа на изменение цены либо КСФ 2)Восстанавливает сумму НДС в том периоде, на который приходится ранняя из дат: первичного документа на изменение цены или отрицательного КСФ
Увеличение цены: Продавец составляет КСФ на положительную разницу по отношению к первоначальному документу	1)Продавец отражает в книге продаж КСФ 2)Увеличивает НДС за тот период, в котором были основания для оформления КСФ	1)Отражает в книге покупок КСФ 2)Принимает НДС к вычету в том периоде, когда от продавца был получен КСФ, но не позднее трех лет с момента его составления

Вместо счет-фактуры ФНС предложила пользоваться Универсальным передаточным документом, который заменяет ее и накладную на отгрузку товара. Это принесет определенную выгоду в снижении затрат предприятия и экономии времени бухгалтера. Применение данного документа носит рекомендательный характер.

При заполнении счета-фактуры, как и при создании любого иного документа, иногда возникают ошибки. Все ли они приводят к невозможности вычета? Узнаем мнение контролирующих органов.

По мнению контролирующих органов, покупатель не всегда теряет право на вычет, если в счете-фактуре допущены ошибки. В частности, не критичны для вычета такие погрешности в строках этого документа:

• в строке 1 «Счет-фактура № ___ от "__" ____________» в номере счета-фактуры приведена разделительная черта в случаях, не поименованных в подп. «а» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры (письмо Минфина России от 14.05.2012 № 03-07-09/50);
• в строке 6 «Покупатель» имеется опечатка в наименовании покупателя (например, заглавные буквы заменены строчными, проставлены лишние символы (тире, запятые) и др.), но она не мешает его идентификации (письмо Минфина России от 02.05.2012 № 03-07-11/130);
• в строке 6б неверно указан КПП покупателя (письмо Минфина России от 26.08.2015 № 03-07-09/49050):
• в строках 2а и 6а неверно указан адрес продавца или покупателя (письма Минфина России от 02.04.2015 № 03-07-09/18318, от 08.08.2014 № 03-07-09/39449, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 30.07.2014 по делу № А43-15923/2013, Арбитражного суда Центрального округа от 28.08.2014 по делу № А14-8639/2013, ФАС Московского округа от 20.10.2011 по делу № А40-17619/11-129-90).
• В строке 7 «Код валюты» вместо наименования валюты «рубль» проставлен его графический символ (письмо Минфина РФ от 13.04.2016 № 03-07-11/21095).

Об особенностях оформления счетов-фактур по посредническим операциям читайте в статье «Постановление Правительства РФ № 1137: нюансы заполнения документов по НДС» .

Некритичные ошибки в графах счета-фактуры

Аналогичным образом не каждая ошибка в графах счета-фактуры приведет к потере права на вычет. В их числе есть такие:

• в графе 1 «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права» присутствует неполная информация о товаре, но это не мешает налоговым органам идентифицировать товар (письмо Минфина России от 10.05.2011 № 03-07-09/10, изданное в период действия постановления Правительства РФ № 914, но продолжающее оставаться актуальным);
• в графе 2 «Код» не указан код единицы измерения товара (письмо ФНС России от 18.07.2012 № ЕД-4-3/11915@);
• в графе 2а «Условное обозначение (национальное)» вместо национального условного обозначения единицы измерения приведено кодовое буквенное обозначение (национальное) единицы измерения (тыс.) или внесена запись: «Тысяча кубических метров» (письмо Минфина России от 26.03.2012 № 03-07-09/27);
• в графе 6 «В том числе сумма акциза» в документе, составленном при реализации услуг, проставлен прочерк (письмо Минфина России от 18.04.2012 № 03-07-09/37);
• в графе 7 «Налоговая ставка» отсутствует знак процента (письмо Минфина России от 03.03.2016 № 03-07-09/12236);
• в графах 10 и 10а «Страна происхождения товара»:
• цифровой код страны происхождения товара, указанный в графе 10, не соответствует указанному в графе 10а наименованию страны происхождения товара (письмо ФНС России от 04.09.2012 № ЕД-4-3/14705@);
• по товарам, произведенным в РФ, в графе 10 вместо прочерков отражен код РФ «643», а в графе 10а - указано «Россия» (письмо Минфина России от 10.01.2013 № 03-07-13/01-01);
• в графе 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» приведена неполная информация. (до 01.10.2017 графа 11 называлась «Номер таможенной декларации»), например отсутствует порядковый номер товара из графы 32 основного или добавочного листа таможенной декларации либо из списка товаров, если при декларировании вместо добавочных листов использовался список товаров (письмо Минфина России от 18.02.2011 № 03-07-09/06, изданное в период действия постановления Правительства РФ № 914, но продолжающее оставаться актуальным).

О порядке заполнения счета-фактуры по форме, применяемой с октября 2017 года, читайте в статье

Счета-фактуры давно стали причиной нескончаемых споров с налоговиками, ведь зачастую ошибки в их оформлении являются поводом для отказа покупателю в вычете НДС и, как следствие, доначисления налога, пени и нередко штрафа .

Между тем ошибка ошибке рознь, и не всякая оплошность продавца должна служить причиной таких неприятностей. Подтверждением этому служит арбитражная практика. Давайте посмотрим, какие ошибки в заполнении счета-фактуры действительно являются основанием для отказа в вычете, а какие не должны приводить к каким бы то ни было последствиям. ТЕХНИЧЕСКИЕ ОШИБКИ (ОПЕЧАТКИ) - НЕ ОСНОВАНИЕ ДЛЯ ОТКАЗА В ВЫЧЕТЕ Как показывает анализ арбитражной практики, суды все чаще приходят к выводу о том, что нельзя отказать в вычете по причине технических ошибок и опечаток, допущенных при оформлении счетов-фактур, если такие ошибки не препятствуют идентификации покупателя, поставщика, товара и т. д. В качестве технических ошибок можно назвать: - ошибки в написании наименования продавца или покупателя; - неверное указание организационно-правовой формы продавца или покупателя (например, ООО вместо ЗАО); - неправильное указание цифр ИНН (например, пропуск одной цифры) ; - указание неверных реквизитов платежного поручения; - указание знака "%" при расчетной ставке; - ошибки в указании итоговой суммы и т. п. Признавая право на вычет по счетам-фактурам с такими ошибками, судьи ссылаются на позицию Конституционного суда, согласно которой требования п. 2 ст. 169 НК РФ направлены только на создание условий, позволяющих оценить правомерность налогового вычета и пресечь ситуации, связанные с необоснованным возмещением налога из бюджета. В некоторых случаях суды указывают, что налоговые органы должны доказать, как такие дефекты в оформлении счетов-фактур могут препятствовать определению сведений, необходимых для налогового контроля. Например, суд посчитал, что неуказание номера корпуса здания в адресе не является существенным нарушением порядка заполнения счета-фактуры и само по себе не может служить законным основанием лишения организации права на налоговый вычет. ОТСУТСТВИЕ КОНКРЕТНЫХ НОРМ В ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВЕ МЕШАЕТ ОФОРМИТЬ СЧЕТ-ФАКТУРУ Что следует понимать под порядковым номером счета-фактуры? Налоговый инспектор может придраться к "входящим" счетам-фактурам, если увидит, что в их номерах стоят буквы, номер указан через дробь, тире и т. д. То есть в том случае, если посчитает, что номер счета-фактуры не является порядковым. Однако все неясности налогового законодательства должны толковаться в пользу налогоплательщика . Одной из таких неясностей является то, что налоговым законодательством не определено, что следует понимать под порядковым номером счета-фактуры . Продавцы обязаны вести учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке, хотя непосредственно в самом Налоговом кодексе правила нумерации счетов-фактур не установлены, с чем соглашаются и судьи. Поэтому продавец вправе самостоятельно установить такой порядок. В качестве номера могут использоваться не только цифры, но и цифры с буквами и разделительными знаками. То есть нумерация счетов-фактур может быть сложной. Кроме того, период возобновления нумерации Налоговым кодексом также не установлен. Поэтому если инспектор увидит у вас счета-фактуры от одного и того же поставщика под одним и тем же номером, но за разные даты, то он может к ним придраться, хотя это не повод для отказа в вычете. Ведь продавец может начинать нумеровать счета-фактуры заново каждый день, месяц или квартал, и это не будет нарушением. Счета-фактуры, имеющие один и тот же порядковый номер, но разные даты выставления, признаются соответствующими требованиям ст. 169 НК РФ . Есть одно очень интересное, на наш взгляд, решение суда, где судьи согласились с тем, что счета-фактуры каждому конкретному покупателю могут выдаваться с одним и тем же номером, но от разных дат. Вывод - покупатель может оспорить отказ в вычете налога при любом номере счета-фактуры, ведь правильность заполнения номера от него не зависит. Если же вы приняли к учету счет-фактуру, где вместо номера указано "б/н", то попросите своего продавца заменить счет-фактуру. Ведь вычет по такому счету-фактуре налоговики вам, скорее всего, не дадут . И суд в этом налоговиков может поддержать. Хотя есть примеры, когда неуказание порядковых номеров в счетах-фактурах при правильном заполнении других обязательных реквизитов суды не признавали основанием для отказа в вычете. И не забывайте, что если в данный момент вы - продавец и нумерация счетов-фактур для вас вроде бы не особо актуальна (оштрафовать за неправильную нумерацию вас не могут), то завтра вы можете стать покупателем, к счетам-фактурам которого налоговики предъявляют жесткие требования. Поэтому проявляйте взаимную вежливость и не допускайте ошибок, которые могут привести к отказу покупателю в вычете. В частности, не стоит вести хаотичную нумерацию. Согласитесь, что будет гораздо лучше, если нумерация будет сквозной (то есть без пропусков) и вестись она будет по возрастанию номеров. Какой адрес следует указывать в счете-фактуре: юридический или фактический? Похожая ситуация сложилась и с адресами, ведь Налоговым кодексом не определено, какой адрес продавца и покупателя следует указывать в счете-фактуре: юридический (то есть указанный при регистрации организации и отраженный в учредительных документах) или фактический . Правда, в Правилах установлено, что в счете-фактуре должны быть указаны адрес покупателя и адрес продавца в соответствии с их учредительными документами. Такого же мнения придерживаются и в Минфине России. Встречается и арбитражная практика, подтверждающая, что вычет неправомерен, если в счете-фактуре указан фактический адрес. Между тем суды все чаще приходят к выводу, что в счете-фактуре может указываться как юридический, так и фактический адрес. Причем суды не принимают во внимание требование Правил, аргументируя это тем, что невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных п. 5 ст. 169 НК РФ, не может являться основанием для отказа в принятии к вычету суммы налога на добавленную стоимость. Кроме того, суды считают, что указание неверного адреса не должно служить основанием для отказа в вычете, если в ходе проверки инспекция могла идентифицировать налогоплательщика по ИНН и КПП. Например, суд не принял претензии налоговиков, поскольку указание в счетах-фактурах в качестве адреса покупателя места его предыдущей регистрации не препятствовало налоговому контролю, так как он проводился ИФНС, располагавшей сведениями об изменении места регистрации покупателя, а также о месте его налогового учета. СОВЕТ Получая счет-фактуру, в первую очередь проверьте правильность указания в нем вашего адреса. А затем посмотрите, совпадает ли адрес продавца, указанный в счете-фактуре, с его адресом в договоре. В чем измерить услугу? Налоговым кодексом предусмотрено, что в счете-фактуре нужно указывать сведения о единице измерения и количестве работ, услуг, если это возможно. Однако не стоит пугаться, если вы получили счет-фактуру, в котором не указаны эти сведения. Да, налоговики наверняка к этому придерутся. Например, их не устраивает отсутствие в счетах-фактурах единицы измерения и количества при оказании услуг, при сдаче в аренду имущественного комплекса и др. Но суды в этом вопросе всегда стоят на стороне налогоплательщиков. ЧТО БУДЕТ ЗА НЕУКАЗАНИЕ РЕКВИЗИТОВ, НЕ ПРЕДУСМОТРЕННЫХ НАЛОГОВЫМ КОДЕКСОМ Несмотря на то что форма счета-фактуры, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, содержит такие реквизиты, как КПП и расшифровка подписей руководителя и главного бухгалтера, отсутствие этих реквизитов, по мнению судов, не является основанием для отказа в вычете. Доводы налоговиков об обязательном их наличии суды отклоняют, поскольку непосредственно в п. 5 ст. 169 Налогового кодекса такого требования не содержится . СОВЕТ Налоговики проверяют наличие КПП в счетах-фактурах по книге покупок. Если там не указан КПП, то они автоматом откажут вам в вычете. Поэтому прежде чем сдавать им книгу покупок на проверку, посмотрите сами, везде ли стоит КПП. И если где-то его нет, впишите его в счет-фактуру и книгу покупок сами от руки 28>. ТИПИЧНЫЕ "ОШИБКИ", ИЗ-ЗА КОТОРЫХ НАЛОГОВИКИ ОТКАЗЫВАЮТ В ВЫЧЕТЕ Рассмотрим "ошибки" в заполнении счетов-фактур, которые чаще всего становятся поводом для судебного разбирательства, и выясним, как относятся к таким "ошибкам" суды. Отсутствует детальная расшифровка выполненных работ, оказанных услуг В графе 1 счета-фактуры указываются наименования поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг). В частности, налоговики могут отказать вам в вычете, если выполненные работы будут описаны словами "Выполненные работы по договору N ... от..." . По их мнению, счет-фактура со ссылкой на договор вместо конкретного описания работ не дает права на вычет НДС. Однако судебными решениями такой подход фискалов опровергается, поскольку ссылки на соответствующий договор позволяют определить характер выполненных работ, оказанных услуг и не препятствуют их идентификации. А иногда во время проверок доходит до крайностей. Налоговики предъявляют претензии даже в том случае, если в счете-фактуре указано краткое наименование выполненных работ, например в графе 1 указано "строительно-монтажные работы" или "ремонтно-строительные работы". Между тем налоговым законодательством не предусмотрен порядок указания выполненных работ, оказанных услуг, и суды подтверждают правомерность общего описания таких работ и услуг без их детальной расшифровки. СОВЕТ Что же на самом деле должно быть указано в таких счетах-фактурах, налоговики так и не разъяснили. Переписывать в счет-фактуру все виды работ (услуг), указанные в договоре или акте, абсурдно. Поэтому если вы выступаете в качестве исполнителя по договору, то, чтобы не создавать проблем заказчику, в счете-фактуре укажите общее наименование работ (услуг), реквизиты договора, реквизиты акта или выставленного счета, на основании которых выполненные работы (оказанные услуги) однозначно идентифицируются. Наименования и адреса грузополучателя и грузоотправителя не соответствуют условиям контракта В счете-фактуре в качестве грузоотправителя товара должна указываться компания, отправляющая покупателю товар со склада: поставщик товара (если он имеет склад и товар отгружается именно с этого склада); третья компания (на складе которой товар находится в момент начала отгрузки). При несовпадении продавца и грузоотправителя в строке 3 "Грузоотправитель и его адрес" счета-фактуры необходимо указывать фактический адрес грузоотправителя. Аналогичные требования в отношении наименования и адреса действуют и для грузополучателя. Обратите внимание, что такой порядок оформления счетов-фактур применяется и в том случае, когда товар отгружается со склада обособленного подразделения организации. Таким образом, наименования и адреса грузоотправителя и грузополучателя в счетах-фактурах должны соответствовать действительности (это нужно проверять по договорам, накладным) . Поддерживают такой порядок и суды. СОВЕТ Хотя в Налоговом кодексе и не конкретизировано, какой именно адрес грузоотправителя и грузополучателя должен быть указан - юридический или фактический, что, кстати, отмечают и суды, лучше все же, чтобы в счете-фактуре был указан адрес того места, откуда отгружается или где принимается товар. Номер платежного поручения в счете-фактуре отсутствует (когда перечисление аванса и отгрузка были в одном квартале) Если в счете-фактуре на приобретенные товары (работы, услуги), предоплата под которые была перечислена в том же квартале, не был указан номер платежно-расчетного документа, налоговики наверняка откажут вам в вычете . Казалось бы, причем здесь оплата, ведь право на вычет с 2006 г. не зависит от факта уплаты поставщикам (подрядчикам) денежных средств? Однако еще 3 года назад Минфин высказал свое мнение по таким счетам-фактурам: счета-фактуры, выставленные без указания номеров платежно-расчетных документов поставщиками товаров (работ, услуг), по которым были перечислены авансы, не могут служить основанием для принятия к вычету указанных в таких счетах-фактурах сумм НДС. Поэтому если вы перечисляете своему поставщику авансы, то следует проверять заполнение строки 5 в полученном на товары (работы, услуги) счете-фактуре. Между тем, если в такой ситуации продавец не укажет номер платежно-расчетного документа, особо расстраиваться не надо. Ведь в суде вычет вы отстоите, поскольку ВАС РФ занимает иную позицию, нежели проверяющие. В частности, ВАС считает, что не может быть признан авансовым платеж, уплаченный в том же налоговом периоде, в котором произошла фактическая реализация товаров. А если платеж не признается авансовым, у продавца отсутствует обязанность указывать в счете-фактуре соответствующий номер платежно-расчетного документа. Если же вы до налоговой проверки увидите, что продавец не указал в счете-фактуре реквизиты платежного поручения, дописать их можно и от руки, ведь Правила допускают и комбинированный способ заполнения счетов-фактур: частично с помощью компьютера, частично от руки. При этом не забудьте связаться с продавцом и попросить его сделать то же самое, чтобы в случае проведения встречной проверки проверяющими не были установлены расхождения в заполнении счета-фактуры. А продавцу вообще желательно настроить программу так, чтобы номер платежного поручения указывался автоматически. Внимание! Указание номера платежного документа в счете-фактуре, выписанном на аванс, является обязательным . Счет-фактура подписан не руководителем и не главным бухгалтером Известно, что счет-фактура должен подписываться руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации . К сожалению, иногда организации забывают оформить соответствующие документы, а счета-фактуры тем не менее подписываются не руководителем и не главным бухгалтером. Естественно, если в ходе встречной проверки налоговики установят эти факты, вычет по таким счетам-фактурам покупателям вряд ли дадут. Однако в последнее время судами все чаще высказывается точка зрения, согласно которой такое нарушение правил оформления счетов-фактур не является основанием для отказа в вычете, если налогоплательщиком были представлены иные документы, подтверждающие реальную оплату НДС и приобретение товара для использования в производственной деятельности. Чтобы не быть голословными, приведем конкретный пример. Суд подтвердил право покупателя недвижимости на вычет по счету-фактуре, подписанному со стороны продавца неустановленными лицами, поскольку в суде было подтверждено не только намерение покупателя заключить договор купли-продажи, но и фактическое заключение этого договора. Также были подтверждены те обстоятельства, что недвижимое имущество передано заявителю, оплачено им и прошло государственную регистрацию, поставлено у заявителя на баланс, за него уплачивается налог на имущество, договоры купли-продажи никем не признаны недействительными. Поскольку реальность сделки не оспаривалась и деятельность покупателя не была направлена на получение необоснованной налоговой выгоды, суд установил, что вычет по спорному счету-фактуре был заявлен правомерно. *** Итак, если вы получили от своего продавца (поставщика) счет-фактуру, по которому возможны споры с налоговиками, постарайтесь не доводить дело до суда и заранее исправьте все дефекты. Если же это сделать невозможно, не отчаивайтесь. Если ошибка в счете-фактуре допущена в реквизитах, не поименованных в п. 5 ст. 169 НК РФ, либо положения этой статьи не предъявляют жестких требований к оформлению реквизитов счетов-фактур (например, в отношении адреса продавца и покупателя), то шансы на успех в суде у вас достаточно высоки. И арбитражная практика - тому пример. Никитина С. Полный текст статьи читайте в журнале "Главная книга" N 13, 2009

Является ли ошибкой несоответствие номера на бумажном носителе номеру, который занесен в журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур? Могут ли контрагенту отказать в вычете НДС?

Рассмотрев мы пришли к следующему выводу:

Несоответствие номера счета-фактуры, выставленного агентом, с номером, указанным им в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, не является основанием для отказа покупателю в налоговом вычете. Однако такая ошибка приведет к тому, что налоговые органы потребуют от покупателя, а также от агента, выписавшего счет-фактуру, необходимые пояснения, счет-фактуру и первичные документы, подтверждающие сделку.

Обоснование вывода:

Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, пунктами 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (по корректировочным счетам-фактурам - пунктами 5.2 и 6 ст. 169 НК РФ). Если счета-фактуры не соответствуют перечисленным требованиям, то по таким счетам-фактурам вычет покупателю не предоставляется (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Согласно п. 5 ст. 169 НК РФ в счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, должен быть указан в том числе порядковый номер счета-фактуры.

Форма счета-фактуры, применяемого при по НДС, и правила его заполнения установлены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее - Постановление N 1137).

Правила заполнения счета-фактуры в том числе агентами приведены в разделе II Приложения N 1 к Постановлению N 1137 (далее - Правила). В соответствии с пп. "а" п. 1 Правил в строке "Номер и дата счета-фактуры" указываются порядковый номер в соответствии с нумерацией, принятой у агента.

Выставленные покупателям счета-фактуры регистрируются агентом в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее - Журнал учета) (пп. "а" п. 7 Правил ведения журнала учета счетов-фактур).

В Вашей ситуации номер счета-фактуры, зарегистрированного в Журнале учета, становится отличным от номера выставленного счета-фактуры.

По нашему мнению, несоответствие номера счета-фактуры, выставленного агентом, с номером, указанным им в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, не должно препятствовать получению налогового вычета покупателем (абзац второй п. 2 ст. 169 НК РФ, письма Минфина России от 11.10.2013 N 03-07-09/42466, от 22.05.2012 N 03-07-09/59, от 14.05.2012 N 03-07-09/50, постановления ФАС Московского округа от 13.02.2012 по делу N А40-44834/11-90-194, от 30.05.2013 N Ф05-5293/13 по делу N А40-38596/2012, ФАС Центрального округа от 08.04.2013 по делу N А14-7612/2011).

Кроме того, положения НК РФ не предусматривают обязанность контролировать покупателем правильность заполнения контрагентом счета-фактуры и Журнала учета.

Например, в постановлении ФАС Московского округа от 23.12.2008 N КА-А40/10436-08 суд пришел к выводу, что небрежность, с которой поставщиками ведется документооборот, в результате которой появились расхождения при заполнении счетов-фактур, не свидетельствует о неправомерности применения покупателем налогового вычета.

Однако, поскольку формально выставленные в адрес покупателя счета-фактуры имеют номера, которые не соответствуют номерам, указанным в Журнале учета, необходимо иметь в виду следующее. С 1 января 2015 года форма по НДС (далее - Декларация) представляется в электронном виде.

В соответствии с п. 5.1 ст. 174 НК РФ в Декларацию подлежат включению сведения, указанные в книге покупок и книге продаж Агенты, являющиеся представляют в составе Декларации сведения, указанные в Журнале учета. Агенты, не являющиеся плательщиками НДС, представляют в налоговый орган в электронном виде Журнал учета (п. 5.2 ст. 174 НК РФ, письма Минфина России от 28.01.2015 N 03-07-14/2821, от 08.04.2015 N ГД-4-3/5880).

Как и любая иная декларация, декларация по НДС подлежит обязательной камеральной проверке (п. 1 ст. 88 НК РФ).

В ходе камеральной проверки с использованием специального происходит состыковка данных, указанных покупателями и продавцами (агентами) в Декларациях и Журналах учета.

В данной ситуации в результате регистрации агентом в Журнале учета номера счета-фактуры, выставляемого в адрес покупателя, отличного от номера самого счета-фактуры, произойдет несоответствие данных, указанных покупателем в книге покупок, с данными, указанными агентом в Журнале учета.

В результате покупатель получит требование из налогового органа о представлении необходимых пояснений в связи с выявлением несоответствия сведений, представленных налогоплательщиком, сведениям, содержащимся в документах, которые имеются у налогового органа, и полученным им в ходе налогового контроля (абзац первый п. 3 ст. 88 НК РФ), а также о представлении счетов-фактур, первичных и иных документов, относящихся к операциям, отраженным в налоговой декларации по НДС (п. 8.1 ст. 88 НК РФ, письма Минфина России от 27.04.2015 N 03-07-11/24223, от 24.04.2015 N 03-07-11/23546).

Учитывая, что покупатель укажет в книге покупок и, соответственно, в Декларации номер счета-фактуры, указанный в полученном им документе, представляется, что соответствующее требование будет направлено и в адрес лица, оформившего счет-фактуру (в данном случае - агента).

Таким образом, для получения налогового вычета покупателем в налоговый орган необходимо будет представить пояснения и документы, подтверждающие правомерность вычета. Причем указанные пояснения, вероятнее всего, будут затребованы как от покупателя, так и от агента.

К сведению:

В настоящее время для получения пояснений налоговые органы направляют налогоплательщику требование о предоставлении пояснений, форма которого утверждена приказом ФНС России от 08.05.2015 N ММВ-7-2/189@ (далее - приказ ФНС России N ММВ-7-2/189@). При выявлении ошибок и противоречий в налоговой декларации по НДС налоговым органом с 2015 года дополнительно к сообщению с требованием представления пояснений прилагаются сведения об операциях, отраженных в соответствующем разделе декларации по НДС, по которым установлены расхождения. Рекомендуемая форма таких сведений приведена в приложениях 2.1-2.9 к письму ФНС от 16.07.2013 N АС-4-2/12705@.

По каждой записи, отраженной в таком приложении к требованию, налоговые органы справочно указывают один из четырех кодов возможной ошибки, позволяющих налогоплательщикам определить причину возникновения расхождений. Значения этих кодов приведены в письме ФНС России от 06.11.2015 N ЕД-4-15/19395@.

Пояснения могут быть представлены любым способом (через каналы ТКС, на по почте) в свободной форме либо с использованием форм, разработанных налоговым органом (приложение 2.11 к письму ФНС России от 16.07.2013 N АС-4-2/12705@).

Форма предлагаемая налоговыми органами, содержит в себе две таблицы:

Первая таблица "Сведения соответствуют первичным учетным документам" заполняется в случае, если, по мнению налогоплательщика, ошибок в декларации нет;

Вторая таблица "Сведения, поясняющие расхождения (ошибки, противоречия, несоответствия)" заполняется, если налогоплательщик соглашается с фактом допущения ошибки.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Башкирова Ираида

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член РСА Мельникова Елена

Для начала надо определиться, чем является сам счёт-фактура (далее — СФ), и какие данные должны содержаться в этом документе. Согласно НК РФ и подзаконным актам, счётом-фактурой называется документ, выставляемый контрагенту стороной, которая фактически передаёт товар, выполняет работы или оказывает услуги . Он необходим для двух основных целей:

1. Точно определить фактическую стоимость выплат по договору. Поэтому счёт-фактура направляется контрагенту уже после того, как обязанности продавца (исполнителя) по договору уже выполнены.
2. Определить размер налоговых выплат по НДС (ст. ст. 168 и 169 НК РФ).

Сам по себе счёт-фактура является документом строгой формы. Его бланк и утверждены постановлением Правительства РФ №1137 в 2011 году и, согласно ФЗ «О бухгалтерском учёте» обязательны к применению (об учёте счетов-фактур читайте ). Согласно ст. 169 НК РФ, в нём должны быть указаны следующие сведения:

• номер и дата составления;
• названия, адреса и ИНН обеих сторон договора;
• реквизиты платёжного документа, если проводились авансовые платежи;
• наименование и количество поставленных товаров либо выполненных работ с единицами измерения (если можно их указать).

В том случае, если контрагент уже перечислил средства налогоплательщику, выставившему счёт-фактуру, должны отражаться данные платёжно-расчётного документа.

Подробнее о том, что такое счёт-фактура и когда используется этот документ, читайте в , а для чего нужен этот документ можно узнать .

Что необходимо понимать под термином «платежно-расчётный документ»?

П. 1.12 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств» (утверждено Банком России в 2012 г., №383-П) предусмотрен перечень такой документации. К каждому из её видов предъявляются свои требования, и каждый имеет свою область применения.

Большинство из них используются исключительно в банковской сфере, поэтому на практике в счёте-фактуре могут быть указаны данные двух основных видов документов :

1. Платёжные требования.
2. Платёжные поручения.

Важно. Как отдельный вид платёжного поручения может использоваться и инкассовое поручение, однако в силу своей сложности оно обычно в расчётах типа «аванс-поставка» не применяется.

Разница же между платёжными поручениями и требованиями состоит в следующем:

• С помощью платёжного поручения формы по ОКУД № 0401060 организация (или ИП), заключившая договор банковского обслуживания, поручает своему банку сделать перевод средств с расчётного счёта по реквизитам контрагента. Поэтому при расчётах по договорам с частичной либо полной предоплатой платёжные поручения – самая распространённая форма используемой документации. О счёт-фактуре для ИП можно узнать .
• Платёжным требованием (ОКУД № 0401061) исполнитель предлагает плательщику перевести по указанным реквизитам средства в уплату имеющейся по договору задолженности. Такие документы обычно используются при расчётно-кассовом обслуживании, также они часто применяются при денежных отношениях с государственными органами.

Таким образом, обычно в счёте-фактуре после того, как ТМЦ отгружены, услуги оказаны, а работы проделаны, будет указываться именно платёжное поручение . Следовательно, именно его номер и дату необходимо ставить в графе 5 бланка счёта-фактуры.

Только после того, как счёт-фактура принята и , можно принимать НДС к вычету по правилам, установленным гл. 21 НК РФ .

Обязательно ли нужно указывать номер платежного поручения в СФ?

В том случае, если нарушены п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ , касающиеся обязательных сведений, включаемых в счёт-фактуру, вступает в действие п. 2 той же статьи.

Согласно его правилам, составленные с нарушением счета-фактуры не могут быть основанием для того, чтобы принять уплаченные суммы к возмещению или вычету по НДС (о счёт-фактуре без НДС читайте ). Но является ли нарушением отсутствие реквизитов платёжного поручения, если счёт-фактура выставляется по договору без предоплаты?

Здесь нужно руководствоваться следующим. Согласно пп. 4 п. 5 ст. 169 НК РФ, номер указывается в том случае, если произведены платежи в счёт предстоящих в будущем поставок. Это означает, что заполнять графу 5 нужно лишь в том случае, когда авансовые платежи либо полная предоплата производились (как составить счёт-фактуру на аванс можно узнать ). Если же товар отгружается или услуги оказываются без предоплаты, то заполнение графы с реквизитами документа и, в частности, номером платёжного поручения не является обязательным.

Данный вопрос долго был предметом споров до тех пор, пока не было вынесено . Оно официально закрепило следующую позицию:

• Если отгрузка товара, выполнение работ или оказание услуг и оплата происходят в течение одного налогового периода по уплате НДС – отсутствие сведений о платёжных документов нарушением не будет.
• Неверно указанные реквизиты не могут служить основанием для отказа в возмещении или вычете по НДС.

Таким образом, хотя реквизиты документа, использованного при оплате по договору, и являются важной частью счёта-фактуры, отсутствие этих данных не влечёт за собой признание его недействительным. Однако не указывать реквизиты можно лишь в том случае, если и отгрузка, и оплата производятся в пределах одного квартала , и лишь в том случае, когда поставка или оказание произошли раньше, чем оплата. Чем отличается счёт на оплату от счёт-фактуры можно узнать .

Основные сведения о заполнении графы 5

Сведения о платёжных поручениях в счёте-фактуре записываются по следующим правилам:

1. Указывается номер документа и дата его вынесения.
2. Если авансовых платежей было несколько, указываются реквизиты каждого. Такое возможно и при оплате по договору, поступившей от двух и более контрагентов (созаказчиков, комиссионера или агента и т. д.). В этом случае реквизиты разделяются знаком «;», точка с запятой.
3. В случаях, установленных постановлением пп. «з» п. 1 Правил заполнения, установленных постановлением Правительства РФ №1137 от 2011 г. , разрешается ставить прочерк вместо реквизитов.

К случаям, когда допускается проставление прочерка или незаполнение строки, относятся следующие:

• Поставка выполнялась без предоплаты, либо отгрузка (по накладным) и оплата (по платёжному поручению) состоялись в один банковский день. В каких случаях нужна накладная читайте .
• Поставка или оказание услуг проводилось в рамках договора с безденежными расчётами.

Важно. Если контрагентов, производивших платежи, несколько, соответственно должны быть отражены сведения о них и в других графах.

Какие данные писать в строке 5?

На практике указание реквизитов в может выглядеть следующим образом:

• По договору произведена полная предоплата: «К платёжно-расчётному документу № 324 от 11.12.2018».
• Производилось несколько платежей: «… №421 от 10.10.2018; №235 от 05.10.2018».
• Товар поставляется без предоплаты: «… № – от –».

Только правильно заполненный счёт-фактура является основанием для вычета по НДС. Реквизиты ПП или иного документа, с помощью которого производилась оплата – это информация, которая в большинстве случаев является обязательной. Поэтому бухгалтеру, оформляющему счёт-фактуру, нужно следить за тем, чтобы эти сведения были указаны правильно – кроме тех случаев, когда закон допускает не указывать реквизиты в документе.