Что в имени тебе моем? Профессия "секретарь" Качества, обеспечивающие успешность выполнения профессиональной деятельности секретаря-референта

Содержание труда . Секретарь-референт – работник, ведающий документацией и текущими делами отдельного лица или учреждения, консультант по определенным вопросам. Выполняет технические функции и организационную работу по поручению руководителя. Применяя рациональные методы работы с посетителями и документами, способствует успешному и оперативному решению основных задач организации. Секретарь-референт устанавливает связи руководителя с сотрудниками, передает задания исполнителям, следит за их выполнением. Участвует в подготовке и обслуживании различных совещаний, заседаний, конференций. Организует и регулирует прием посетителей. Хорошо разбираясь в структуре учреждения и функциях ответственных сотрудников, «фильтрует» обращения к руководителю, адресуя к должностным лицам, компетентным в данном вопросе. Ведет телефонные переговоры.

Работает с документацией – анализирует письма и документы, систематизирует их по степени важности. Готовит информационные сообщения и рефераты по порученным вопросам. Составляет проекты приказов, ответы на письма и запросы. Стенографирует заседания, ведет протоколы, картотеку адресов организаций и лиц, с которыми ведутся переписка или переговоры.

Активно использует в своей работе технические средства – компьютер, оргтехнику, средства связи, аудиозаписи и т. д.

Условия труда . В различных учреждениях работа секретаря-референта может иметь свою специфику. Работа может быть ненормированной, предполагать командировки. Могут быть востребованы специальные знания в какой-либо области (например, знание технологических процессов, технические знания и т. д.).

Работа секретаря-референта протекает в очень насыщенной информационно-коммуникативной среде. В течение дня ему приходится вступать в контакты с большим количеством людей, отслеживая и регулируя при этом различные информационные потоки. Секретарь-референт должен быть гибким, хорошо приспосабливающимся к изменяющимся условиям.

Области применения . Секретари-референты работают во всех более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот.

Доминирующая профессиональная направленность – на работу с людьми и документами.

Профессиональный тип личности – социальный, исследовательский, конвенциональный.

Доминирующие интересы – к русскому языку и литературе (безукоризненное знание орфографии, пунктуации, стилистики); к психологии общения, этике; к делопроизводству, стенографии, машинописи; к работе с техническими средствами.

Сопутствующие интересы – к эстетике, праву, экономике, иностранным языкам, специальным знаниям.

Необходимые качества: умение ладить с людьми, общительность, доброжелательность, эмоциональная устойчивость, самообладание; качества деловые: ответственность, организованность, хорошая оперативная память, способность концентрировать и распределять внимание, хорошая зрительно-моторная координация. Секретарь-референт должен обладать высокой общей культурой и владеть правильной речью. Желательно (в отдельных случаях необходимо) знание иностранного языка.

Недопустимы: вспыльчивость, грубость, раздражительность, склонность к частой смене настроения.

Медицинские ограничения . Деятельность противопоказана людям, страдающим сердечно-сосудистыми заболеваниями, заболеваниями внутренних органов (печени, щитовидной железы и т. д.), психическими недугами, расстройствами нервной системы, проявляющимися в раздражительности; а также людям, имеющим дефекты речи и явные физические недостатки.

Родственные профессии: администратор, референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель, приемщик заказов, регистратор, секретарь суда, помощник руководителя.

Профессия секретаря-референта востребована на рынке труда Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Перспективы профессионального роста – повышение квалификации, продолжение образования в колледжах и техникумах по специальности «Делопроизводство и архивоведение», «Государственное и муниципальное управление», продолжение образования в высших учебных заведениях по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Менеджмент организации, управление персоналом», «Связи с общественностью», «Государственное и муниципальное управление». Административный рост.

Пути получения профессии – профессиональные лицеи и училища, курсы.

1. Общая характеристика профессии

Выполняет технические функции и поручения руководителя, применяет рациональные методы работы с посетителями и документами, способствуя тем самым успешному решению основных задач организации.

Регистрирует и анализирует письма, документы, систематизирует их по степени важности, ведет телефонные переговоры, записывает и передает задания руководителя по назначению, следит за их выполнением. Участвует в подготовке заседаний и совещаний, ведет их стенограммы, регулирует прием посетителей.

По поручению руководителя готовит информацию о телефонных сообщениях, письмах, документах, рефераты по печатным и рукописным материалам, организует их тиражирование, составляет проекты писем и документов.

Работает на персональной ЭВМ, пишущей машинке, средствах организационной техники. Работа может быть ненормированной, возможны командировки.

2. Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Нормальный слух, хорошая наглядно-образная память, склонность к работе с людьми, документами, общительность, организованность, сосредоточенность внимания, эмоционально-волевая устойчивость, приятная внешность.

3. Медицинские противопоказания

Деятельность противопоказана людям, страдающим:

• сердечно-сосудистыми заболеваниями,
• заболеваниями внутренних органов (печени, щитовидной железы и т.п.),
• расстройствами нервной системы, проявляющимися в раздражительности,
• психическими заболеваниями,
• имеющим дефекты речи и явные физические недостатки.

4. Требования к профессиональной подготовке

Необходимы хорошие знания в области русского языка, литературы, осведомленность в вопросах информатики, психологии общения, эстетики, желательно знание иностранного языка.

Должен знать:

• основы научной организации труда,
• делопроизводство, стенографию, машинопись;
• правила эксплуатации персональных ЭВМ, пишущих машинок, оргтехники, диктофонов, магнитофонов;
• правила орфографии и пунктуации;
• правила внутреннего распорядка, структуру учреждения и функции ответственных сотрудников.

Должен уметь:

• пользоваться ЭВМ, пишущей машинкой, оргтехникой и другой аппаратурой;
• самостоятельно (по поручению руководителя) готовить проекты приказов, ответы на письма и запросы;
• вести картотеку адресов организаций и лиц, с которыми ведется переписка;
• подготавливать рефераты по порученным вопросам;
• вести протоколы заседаний.

5. Возможности предпринимательской и индивидуальной трудовой деятельности

Секретарь-референт может создать структуру по подготовке (оформлению), печатанию, тиражированию деловых бумаг, ходатайств, заявлений и т.п.; фирму, выполняющую переводы с иностранных языков, подготовку рефератов и т.п.

В условиях надомного труда возможно осуществление отдельных из этих функций.

6. Родственные профессии

Администратор гостиницы, делопроизводитель, регистратор-приемщик заказов, референт, секретарь-машинистка.

Секретарь - инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

• Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
• Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
• Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

• Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
• Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
• В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
• Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря . Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
• Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь . Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

• возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
• отсутствие физической нагрузки;
• комфортные условия работы в теплом помещении;
• полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
• всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

Недостатки:

• необходимость постоянно находится на виду у начальника;
• требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
• однотипность и рутинность работы (в мелких учреждениях);
• в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
• ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

• располагать средним или высшим образованием;
• владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
• знать основы делопроизводства;
• иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
• знать стандартные офисные процедуры;
• при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

• просматривал корреспонденцию;
• сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
• отвечал на телефонные звонки;
• обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
• общался с клиентами;
• контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

• организовать прием или совещание;
• распланировать рабочее время руководителя;
• приобрести канцтовары и прочие вещи;
• заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
• вести протокол собрания;
• подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

Он имеет право:

• запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
• требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
• решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Особенности профессии

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

• быть на «ты» с персональным компьютером;
• обладать культурой общения;
• уметь найти подход к посетителям;
• проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить, что их ответ будет однозначным:

• коммуникабельностью и ответственностью,
• пунктуальностью и организованностью,
• терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

• различные организации и фирмы;
• суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Александр Юрьевич

Директор кадрового агентства

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ

Выполняет технические функции и поручения руководителя, применяет рациональные методы работы с посетителями и документами, способствуя тем самым успешному решению основных задач организации.

Регистрирует и анализирует письма, документы, систематизирует их по степени важности, ведет телефонные переговоры, записывает и передает задания руководителя по назначению, следит за их выполнением. Участвует в подготовке заседаний и совещаний, ведет их стенограммы, регулирует прием посетителей.

По поручению руководителя готовит информацию о телефонных сообщениях, письмах, документах, рефераты по печатным и рукописным материалам, организует их тиражирование, составляет проекты писем и документов.

Работает на персональной ЭВМ, пишущей машинке, средствах организационной техники.

Работа может быть ненормированной, возможны командировки.

Необходимы нормальный слух, хорошая наглядно-образная память, склонность к работе с людьми и документами, умеренная общительность, организованность, доброжелательность, сосредоточенность внимания, эмоционально-волевая устойчивость, приятная внешность.

Деятельность противопоказана людям, страдающим сердечно-сосудистыми заболеваниями, заболеваниями внутренних органов (печени, щитовидной железы и т.п.), расстройствами нервной системы, проявляющимися в раздражительности, психическими недугами, имеющим дефекты речи и явные физические недостатки.

Секретарю-референту необходимы хорошие знания в области русского языка, литературы, осведомленность в вопросах информатики, психологии общения, эстетики, желательно знание иностранного языка.

Он должен знать:

основы научной организации труда, делопроизводство, стенографию, машинопись;

правила эксплуатации персональных ЭВМ, пишущих машинок, оргтехники, диктофонов, магнитофонов;

правила орфографии и пунктуации;

правила внутреннего распорядка,структуру учреждения и функции ответственных сотрудников.

Секретарь-референт должен уметь:

пользоваться ЭВМ, пишущей машинкой, оргтехникой и другой аппаратурой;

самостоятельно (по поручению руководителя) готовить проекты приказов, ответы на письма и запросы;

вести картотеку адресов организаций и лиц, с которыми ведется переписка или переговоры;

подготавливать рефераты по порученным вопросам;

вести протоколы заседаний.

5.Пути получения профессии

Профессиональную обучение можно пройти на курсах по подготовке секретарей-референтов, возможно обучение на рабочем месте.

Секретарь-референт может создать структуру по подготовке (оформлению), печатанию, тиражированию деловых бумаг, ходатайств, заявлений и т.п.; фирму, выполняющую переводы с иностранных языков, подготовку рефератов и т.п.

В условиях надомного труда возможно осуществление отдельных из этих функций.

Администратор гостиницы, делопроизводитель, регистратор-приемщик заказов, референт, секретарь-машинистка.

СЕСТРА МИЛОСЕРДИЯ (МЕДСЕСТРА СОЦИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ)

I.Общая характеристика профессии

Обеспечивает сестринский медицинский уход и лечение престарелым, одиноким тяжелобольным и инвалидам на дому или в стационаре.

Выполняет врачебные назначения, наблюдает за состоянием больного, оказывает неотложную доврачебную медицинскую помощь, вводит различными способами лекарственные вещества, производит подкожные, внутривенные и внутримышечные капельные вливания и т.д.

Перестилает постели, проводит утренний туалет, переодевание, кормление, перевязку и обработку кожи и т.д.

Осуществляет сбор сведений о больных по месту жительства. При отсутствии у больного опекуна оформляет соответствующие документы для перевода больного на инвалидность, назначения пенсии, опекунства.

Обучает население уходу за больными, выдает напрокат предметы ухода, средства реабилитации (инвалидные коляски, трости и др.).

Рассматривает заявки на медицинские услуги. Обеспечивает одиноких престарелых аптечками.

Работает в бригаде медико-социального обслуживания населения, в помещении, посменно, с ночными и праздничными дежурствами, большую часть времени проводит на ногах.

2.Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Необходимы устойчивый интерес к работе с людьми, активность, трудолюбие, бескорыстие, высокая концентрация внимания, быстрая реакция, точная зрительно-моторная координация, эмоциональная устойчивость, физическая выносливость.

3.Медицинские противопоказания

Деятельность противопоказана людям, страдающим хроническими инфекционными заболеваниями, тяжелыми функциональными расстройствами сердечно-сосудистой и нервной системы, аллергическими заболеваниями, являющимся бактерионосителями, имеющим серьезные нарушения речи, слуха, зрения.

4.Требования к профессиональной подготовке

Сестре милосердия необходима хорошая общеобразовательная подготовка по биологии, анатомии, физиологии, ботанике, физике, химии.

Ей нужно знать особенности заболеваний в старости, основные понятия об этике и деонтологии, уметь ориентироваться в правовых вопросах благотворительной службы и социального обеспечения, владеть техникой выполнения медицинских процедур по уходу и лечению, методами реанимации.

5.Пути получения профессии

Профессиональную подготовку можно получить в медицинском училище (дневное и вечернее обучение, срок обучения три года на базе 11 класса), а также на специализированных медицинских курсах.

6.Возможности предпринимательской и индивидуальной трудовой деятельности

Перспективно создание службы “сестринская комната милосердия” по уходу за тяжелобольными на дому на коммерческой основе или предоставление в частном порядке медицинской помощи нуждающимся людям.

7.Родственные профессии (специальности)

Акушерка, зубной техник, фармацевт, фельдшер, преподаватель в медицинском училище.

СЛЕДОВАТЕЛЬ

Главная задача следователя - раскрыть преступление,найти и изобличить преступника. Главное средство для этого -собирание и закрепление доказательств. Собираемые доказательства должны быть убедительными для суда,объективными и должны давать возможность в случае необходимости их перепроверить.Преступник, как бы он ни старался, всегда оставляет следы. Важное значение для выявления этих следов имеет осмотр следователем места происшествия. Часто бывает так, что уже в процессе осмотра обнаруживаются решающие улики. На вооружении следователей имеется новейшая криминалистическая техника; для выездов на места происшествий используются передвижные криминалистические лаборатории. Следователи снабжены магнитофонами, видеомагнитофонами, кино- и фотоаппаратурой. Найденные улики следователь отправляет на экспертизу, в зависимости от результата которой улика становится или не становится доказательством. Далее следователь обязан снять показания с обвиняемых, потерпевших, свидетелей. Для этого он должен провести допрос, наладить психологический контакт с человеком,получить от него максимум нужной информации и правильно ее оценить. Закончив расследование по делу и раскрыв преступление, следователь представляет его прокурору с обвинительным заключением. Если прокурор утверждает обвинительное заключение, он направляет дело в суд.

2. Знания,умения.

Должен знать: Конституцию СССР, гражданское и уголовное право, методы криминалистики, психологию, основы физики, химии, биологии и медицины.

Следователь должен быть человеком честным, порядочным, высоконравственным. Постоянный поиск и сличение доказательств требуют напряженной работы ума, большого объема внимания; необходимость выбора из поступающих сведений нужной информации невозможна без избирательности внимания, а постоянная смена различных версий - без его переключаемости. Важное качество следователя - долговременная структурированная память, позволяющая ему помнить факты, улики, доказательства, процедуры ведения дел, которые происходили со многими годами раньше. Необходимость постоянно сравнивать, анализировать требует хорошо развитого логического мышления.Раскрытие преступлений требует личной инициативы,упорства, настойчивости и ответственности за свои поступки.

Нервно-психические заболевания, выраженные формы гипертонии.

Получить профессию следователя можно на юридических факультетах университетов, в юридических институтах, а также в учебных заведениях и академии МВД СССР.

СЛЕСАРЬ-ИНСТРУМЕНТАЛЬЩИК

В инструментальных цехах предприятий машиностроения и металлообработки изготовляет и ремонтирует инструменты, приспособления, оснастку для производства массовой продукции, например, для установки и закрепления обрабатываемой заготовки и режущего инструмента (патроны,планшайбы, оправки и др.). Создают они и крупную технологическую оснастку, штампы для холодной и горячей штамповки, пресс-формы.Производит термообработку, рихтовку деталей, нарезает резьбу, размечает и вычерчивает штампы, регулирует оптические приборы.

2. Знания,умения.

Должен знать: основы технического черчения, геометрические и тригонометрические построения, свойства и способы обработки различных видов сталей, способы термообработки точного контрольного инструмента, систему допусков и посадок, классы точности и чистоты обработки.

3. Профессионально важные качества.

Слесарь-инструментальщик должен обладать развитым нагляднообразным техническим мышлением, способностью к пространственному представлению, моторной кратковременной памятью, распределением и переключением внимания. Очень важны склонность к ручному труду, оперативность, быстрота реакции, ловкость рук, точность и скоординированность движений.

4. Медицинские противопоказания.

Бронхиальная астма, склонность к простудным заболевани ям, выраженные сердечно-сосудистые заболевания, плохое зрение, плоскостопие.

СЛЕСАРЬ МЕХАНОСБОРОЧНЫХ РАБОТ

Осуществляет сборку машин и механизмов, операции по подгонке, соединению, креплению отдельных деталей.

Использует ручные и механизированные слесарно-сборочные (гаечные ключи, напильники, зубила, пневматические гайковерты и др.) и измерительные (штангенциркули, микрометры и др.) инструменты.

Слесарь 2-3 разряда выполняет резку заготовок из прутка, сверление отверстий на простом сверлильном станке, нарезание резьбы метчиками и плашками, соединение деталей и узлов пайкой и клепкой, притирку деталей среденей сложности, испытание узлов и механизмов на специальных установках. Эти работы выполняются с невысоким классом точности (5-7).

Слесарь 4-6 разряда более ответственные и сложные работы. Производит сборку и регулировку особо сложных машин, статическую и динамическую балансировку ответственных деталей и узлов, производит расчет зубчатых сцеплений, выявляет и устраняет дефекты сборки, участвует в составление пасмпорта на собираемые и испытываемые машины.

Работает индивидуально или в составе бригады, чаще всего в закрытом помещении.

На крупных предприятиях возможна работа на конвейере.

Основная рабочая поза - положение "стоя".

Для успешной профессиональной деятельности необходимы достаточная физическая сила, хорошая мышечная чувствительность, подвижность кистей, пальцев рук и согласованность их движений,хороший линейный и объемный глазомер, умение сосредотачить внимание, хорошая образная память, развитое техническое и наглядно-действенное мышление, пространственное воображение (умение мысленно манипулировать объектами, способность предс тавить их в различных проекциях).

Деятельность не рекомендуется людям, страдающим заболеваниями сердца, суставов, легких и дыхательных путей, болезнями опорно-двигательного аппарата, кожи, имеющим дефекты зрения и слуха (низкая острота зрения, устойчивость ясного видения и т.п.), аллергию на запахи машинных масел, эмульсий и т.п., нервно-психическими заболеваниями.

Требуется знание основ физики (особенно механики, гдравлики), математики (геометрии), технического черчения.

Необходима подготовка в области технологии металлов, знание принципов работы машин, механизмов и станков, устройства и назначения контрольно-измерительных инструментов, владение навыками обработки металлов, их разметки, термообработки, сварки.

5. Пути получения профессии

Профессию можно получить в профессионально-техническом училище, учебном центре или техникуме.

Возможна организация собственного дела - производственной мастерской, цеха и т.п.

Инструментальщик, наладчики, станочники и электромеханики различных типов и видов механизмов, машин, агрегатов; ремонтники различных профилей, слесари других специальностей. .

СЛЕСАРЬ ПО РЕМОНТУ АВТОМОБИЛЕЙ

1. Общая характеристика профессии

Производит техническое обслуживание, разборку, ремонт, замену, сварку, сборку и регулировку узлов автомобилей.

Разбраковывает детали после разборки и мойки, осуществляет статическую и динамическую балансировку деталей и узлов. Выполняет операции по смазке и смене рессор и радиаторов, сверлению отверстий и нарезанию резьбы, изготовлению прокладок.

Осуществляет установку приборов и агрегатов электрооборудования по схеме, включение их в сеть, установку зажигания на распределителях, их проверку на стенде, регулировку и устранение дефектов. Выполняет разделку, сращивание, изоляцию и пайку проводов проверку свечей на искрообразование, пропитку и сушку изоляционных обмоток приборов и агрегатов электрооборудования.

Производит обкатку на стенде и пробеговые испытания автомобилей после ремонта.

Оформляет приемо-сдаточную документацию.

К работам по 2-3 разряду относятся опиловка, промывка, чистка и смазка деталей, зачистка заусенцев, смена тормозных колодок, сцепления, масел.

Слесарная обработка производится по 4-7 классам точности.

Слесарь 5-6 разряда выполняет переборку двигателей, коробок и других сложных и ответственных агрегатов автомобилей. При этом должен обеспечиваться 1 класс точности обработки.

Работа преимущественно посменная, индивидуальная, в помещении и на открытом воздухе. Характерны неудобные рабочие позы, поднятие и перемещение тяжелых предметов, наличие запахов масел, бензина и др.

2. Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Необходимы физическая выносливость и сила, хорошее зрение и глазомер (линейный и объемный),подвижность, координированность и точность движений кистей и пальцев рук, тонкая мышечная и слуховая чувствительность, хорошая образная и оператив. ная память, технический интеллект, высокий объем и распределение внимание, а также наблюдательность, терпение, дисциплинированность и ответственность.

3. Медицинские противопоказания

Работа не рекомендуется людям с тяжелыми заболеваниями сердечно-сосудистой и дыхательной системы, заболеваниями опорно-двигательного аппарата, аллергическими заболеваниями, выраженными дефектами зрения и слуха, серьезными нервно-психическими расстройствами.

4. Требования к профессиональной подготовке

Требуется хорошая подготовка по физике (особенно механике и гидравлике), а также математике и черчению в объеме средней школы.

Необходимы следующие знания:

правила техники безопасности;

основ электротехники и металловедения, действующих технических условий, допусков, посадок, классов точности и чистоты обработки;

основ экономики и организации ремонтных работ;

устройство и технологию ремонта автомобилей различных марок;

правила эксплуатации используемого оборудования.

Необходимы навыки обработки металла резанием и желательны навыки вождения автомобиля.

5. Пути получения профессии

Подготовку по специальности можно пройти в профессионально-технических училищах, технических колледжах и лицеях, учебно-курсовых комбинатах. Принимаются лица с неполным средним образованием. Срок обучения три года с получением среднего образования и два года без получения среднего образования. .

6. Возможности предпринимательской и индивидуальной трудовой деятельности

7. Родственные профессии (специальности)

Слесарь-инструментальщик, слесарь-ремонтник, слесарь механосборочных работ, слесарь подвижного состава, слесарь путевых машин и механизмов, слесарь по ремонту дорожно-строительных машин и тракторов, станочник.

СЛЕСАРЬ ПО РЕМОНТУ ПОДВИЖНОГО СОСТАВА

Для бесперебойного осуществления перевозок подвижной состав должен постоянно находиться в рабочем состоянии. Эта задача возлагается на слесаря, который специализируется на ремонте тепловозов и электровозов.

Все работы выполняются в депо или на заводах комплексными бригадами. Входящий в их состав слесарь по ремонту подвижного состава с помощью специальных приборов выявляет неисправности и демонтирует тяговые двигатели,вспомогательные машины и ходовую часть. Он разбирает узлы, подбирает необходимые материалы, использует подъемно-транспортные приспособления.По завершении ремонтных работ слесарь производит сборку узлов двигателей и механизмов и после испытания на специальных стендах участвует в монтаже их по месту эксплуатации.

2. Знания, умения.

Должен знать: устройство узлов и приборов, технологический процесс их ремонта, инструменты, приспособленияи контрольно измеритель ные приборы, применяемые при ремонте, свойства металлов и вспо могательных материалов, иметь хорошую подготовку по физике, чер чению, математике.

3. Профессионально важные качества.

Чтобы успешно справляться с работой,слесарь должен быть внима -тель ным, наблюдательным, осторожным и исполнительным, обла дать развитым чувством ответственности.Не маловажное значение име -ет хорошо развитое техническое мышление,способность к простран ственным представлениям.

4. Медицинские противопоказания

Плохое зрение, наруше ние координации движений,заболевания опорно -двигательного аппарата, препятствующие работе руками, заболева -ния суставов.

Профессию слесаря по ремонту подвижного состава можно получить в СПТУ.

СЛЕСАРЬ ПО РЕМОНТУ ХОЛОДИЛЬНОГО ОБОРУДОВАНИЯ

1. Общая характеристика профессии

Работает на хладокомбинатах, перерабатывающих предприятиях пищевой промышленности. Обслуживает холодильные установки по выработке искусственного холода. Выявляет и устраняет неисправности, разбирает и собирает отдельные узлы и механизмы, осуществляет их смазку,чистку, затяжку подшипников, подтяжку ремней. Проверяет исправность пусковых механизмов.Использует ручные и мехнизированные инструменты (зубила,напильники, гаечные ключи, микрометры и др.).Профессия включает операции 2-6 разрядов сложности. По 2 разряду тарифицируются относительно простые подготовительные операции (промывка, смазка, чистка), слесарная обработка деталей по 5-7 классам точности. По 5 разряду тарифицируется техническая диагностика особо сложных узлов механизмов, подлежащих ремонту, слесарная обработка и подгонка деталей, узлов по 1-2 классам точности. По 6 разряду выполняется самый ответственный этап ремонта - проверка на точность и испытание агрегата под нагрузкой.Работа выполняется в помещении, как правило, в составе бригады. Возможны круглосуточные дежурства. Отдельные операции выполняются в неудобной позе.Работает в неблагоприятных микроклиматических условиях (пониженная температура воздуха), не исключено воздействие токсичных взрывоопасных веществ.Профессия мужская.

2. Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Физическая выносливость, нормальная острота зрения и слуха, хороший линейный и объемный глазомер, концентрация и переключение внимания, хорошее пространственное воображение,хорошая оперативная память, быстрая реакция на аварийные сигналы, эмоционально-волевая устойчивость, дисциплинированность, ответственность, аккуратность, осторожность.

3. Медицинские противопоказания

Работа не рекомендуется людям, страдающим заболеваниями сердечно-сосудистой системы, органов дыхания, почек и мочевыводящих путей, опорно-двигательного аппарата (затрудняющими передвижение), нервной системы,имеющим пониженные показатели зрения и слуха, аллергию на хладагенты.

4. Совместимость с нарушения здоровья и инвалидностью

Лицам с незначительно ограниченной подвижностью ног, имеющим хронические заболевания внутренних органов с редкими обострениями доступно выполнение отдельных опеаций, не требующих значительных физических усилий (например, опиливание, сидя, мелких деталей напильником вручную или на настольном опиловочном станке).

5. Требования к профессиональной подготовке

Подготовка в области физики (механика, теплофизика), организческой химии, черчения.Знание принципов действия,устройства и правил эксплуатации холодильной установки,машин, аппаратов; норм заполнения холодильного оборудования аммиаком и водоаммиачным раствором.Умение выполнять работы по разборке, ремонту и сборке узлов и механизмов.

6. Пути получения профессии

Торгово-промышленные техникумы, профтехучилища, учебные центры.

7. Возможности предпринимательской и индивидуальной трудовой деятельности

Возможно создание малого предприятия по ремонту холодильной техники.

СЛЕСАРЬ-РЕМОНТНИК

I. Общая характеристика профессии

Широко распространенная, сквозная профессия с большим разнообразием объектов, материалов, условий, средств и приемов труда.

Слесарь-ремонтник выполняет текущий, капитальный и планово-предупредительный ремонт, а также монтаж, проверку и регулировку оборудования, машин и агрегатов.

Для определения неисправностей осуществляет техническую диагностику механизмов и намечает план ремонтных работ.

Знакомится с паспортом машины, чертежами ее основных частей, после чего приступает к разборке.

В процессе ремонта выполняет слесарные работы: рубку, правку, резку, сверление, опиливание, нарезание резьбы и т.п. При этом использует разнообразные слесарные инструменты (гаечные ключи, молотки, электродрели, сверлильные и шлифовальные машинки, шаберы и др.) и контрольно-измерительные приборы.

В процессе сборки оборудования производит подгонку деталей, соблюдая их точное взаимное расположение в соответствии с техническими условиями; регулирует и налаживает работу механизмов.

Слесарь-ремонтник должен не только наладить и испытать отремонтированное оборудование, но и полностью подготовить его к работе.

Работает в помещении, индивидуально или в составе бригады.

Работа требует значительных физических усилий. Профессия имеет 1-6 разряды.

2. Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Слесарь-ремонтник должен обладать физической силой и выносливостью, тонкой мышечной и слуховой чувствительностью, иметь хорошее зрение.

Ему нужны подвижность, координированность и точность движений кистей и пальцев рук, точный глазомер (линейный и объем ный), развитое пространственное воображение, хорошая образная и двигательная память, техническая сообразительность.

3. Медицинские противопоказания

Профессия противопоказана лицам, страдающим болезнями опорно-двигательного аппарата, дыхательных органов (бронхиальная астма), сердечно-сосудистой системы, имеющим предрасположенность к аллергическим заболеваниям, выраженные дефекты зрения и психические недуги.

4. Требования к профессиональной подготовке

Слесарь-ремонтник должен иметь хорошие знания в области физики, химии, металловедения.

Он должен знать:

правила техники безопасности;

устройство принципы работы ремонтируемого оборудования, силовых установок, агрегатов и машин;

свойства обрабатываемых материалов, антикоррозийных смазок и масел;

технологию планово-предупредительного ремонта;

способы восстановления изношенных деталей;

технические условия на испытания, регулировку и приемку узлов, механизмов и оборудования после ремонта;

допуски, посадки и классы точности;

устройство и способы применения специальных приспособлений и контрольно-измерительных инструментов.

Слесарь-ремонтник должен уметь:

устанавливать степень износа оборудования;

составлять дефектные ведомости на узлы и детали, подлежащие ремонту;

делать эскизы деталей, которые требуется заменить;

выполнять комплекс слесарно-ремонтных операций (шабрение, притирку, сверление, термическую обработку, нарезание резьб);

проверять станки и механизмы на точность;

5. Пути получения профессии

Специальность можно получить в профессионально-технических училищах, технических колледжах, учебных центрах и на курсах.

6. Возможности предпринимательской и индивидуальной трудовой деятельности

Слесарь-ремонтник может создать малое предприятие по ремонту и наладке различных видов производственной, бытовой и другой техники.

7. Родственные профессии (специальности)

Различные слесарные и станочные специальности.

Мы уже не раз упоминали о том, что очень сложно определить типичные обязанности секретаря или помощника руководителя. Многое зависит от сферы деятельности компании, ее размера, фантазии руководителя и практически ничем не регламентируется. Кроме того, существует деление внутри самой профессии, которое, как показывает практика, по-разному понимается работниками и работодателями.

Сами секретари чувствуют разницу, порой интуитивно, поэтому на форумах не стихают споры о том, кто «главнее», какая иерархия существует внутри профессии, что является высшей ступенью в карьере административного работника. Единого мнения на этот счет среди моих коллег пока нет.

Тем не менее если эти многочисленные названия существуют, то должны существовать и явления, которые они описывают.

Давайте разбираться во всех тонкостях классификации административных должностей.

Разбираемся с понятиями

Перечислим основные административные должности: «секретарь», «референт», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «секретарь на reception», «офис-менеджер». Прежде чем мы рассмотрим их подробнее, разберемся, что понимается под каждой из этих должностей.

Википедия не дает определения должности «секретарь». В ней есть только статья «Секретарь-референт», в которой содержится такое определение: секретарь-референт - офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).

Здесь же указан список обязанностей, выполняемых секретарем-референтом:

• прием телефонных звонков, поступающих руководителю;
• работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация;
• планирование и подготовка приема посетителей;
• помощь в планировании рабочего графика начальника, иногда - заказ гостиниц и авиабилетов;
• участие в подготовке деловых переговоров;
• заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда - обеспечение руководителя продуктами.

Особой ясности после прочтения этой статьи не появилось. То, что круг обязанностей широк, мы все и так знаем, а вышеперечисленные может выполнять и секретарь, и помощник руководителя. К тому же это далеко не половина обязанностей, которые приходится выполнять типичным представителям нашей профессии. Или, может быть, это общее название для всей группы профессий? Вряд ли, у большинства людей на слуху все-таки именно «секретарь», без всяких приставок.

Слово «секретарь», как известно, происходит от лат. secret («секрет, тайна»). А в Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Вывод: у секретаря есть доступ к определенным сведениям, не подлежащим публичному разглашению, и для выполнения своих обязанностей он должен заслужить доверие руководителя.

Что касается происхождения слова «референт», то название также латинское - «воспроизводящий, сообщающий». Следовательно, данный человек работает с информацией. В общем, происхождение слов, несомненно, имеет отношение к современной профессии, но не объясняет полностью, чем же данный сотрудник занимается в организации.

Подытожим: большинство из нас является все-таки именно секретарями-референтами. Однако в штатном расписании и трудовой книжке это отражается крайне редко: многие из моих коллег «называются» иначе.

Чтобы не было путаницы

Секретарь на reception - должность, которая в массовом сознании связана с приемом и распределением звонков и корреспонденции. Иногда такие сотрудники могут осуществлять и первичный прием посетителей. Среди секретарских должностей эта единственная, из названия которой сразу понятно, что придется выполнять. Хотя, конечно, бывают и исключения.
Офис-менеджер - это калька с англ. office manager , т.е. управляющий офисом. Его основные обязанности заключаются в управлении административными, финансовыми и другими ресурсами для обеспечения бесперебойного функционирования отдельно взятого офиса и его сотрудников. Офис-менеджер - одна из младших руководящих должностей.
В подчинении такого работника могут быть водители, уборщицы, а нередко и секретари. По причине того, что офис-менеджер ответственен за жизнеобеспечение офиса и его сотрудников, многие думают, что эта должность сродни должности завхоза. У них довольно много сходных обязанностей, однако упаси вас бог перепутать и назвать офис-менеджера завхозом! В последней нет ничего зазорного, но степень ответственности офис-менеджера намного выше и предполагает более высокую квалификацию.
Помощник руководителя - должность, которую многие считают высшей ступенью в карьере административного работника. В западных компаниях должность часто звучит как «личный ассистент» (дословный перевод с англ. personal assistant ). Мне больше нравится традиционный вариант, потому что в названии должности заложена вся ее суть. Помощник - от слова «помогать». Помощник руководителя помогает своему начальнику выполнять его обязанности. Что именно будет входить в функции помощника, зависит от многих факторов.

Таким образом, обязанности двух специалистов, формально занимающих одну и ту же должность, могут кардинально отличаться: один из них работает с документацией, распределяет телефонные звонки и осуществляет прием посетителей, а другой принимает участие в совещаниях руководства и наделен полномочиями принимать важные решения. Это, кстати, совершенно не исключает факта, что и тот, и другой пришивает оторванные пуговицы и ищет няню для детей своего руководителя. Опять-таки, никакого порядка: название в данном случае проясняет лишь ваше предназначение, а как именно вы будете его исполнять - неизвестно.

Изучаем нормативные документы

Существует документ, описывающий все должности, представленные на территории нашей страны, - «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (ОКПДТР, ОК 016-94). Если возникли трудности с определением какой-либо должности в компании, то можно обратиться к этому документу и выбрать наиболее подходящее.

Этот классификатор можно найти на сайтах: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. На последнем, помимо ОК 016-94, есть «Единый тарифно-квалификационный справочник» (ЕТКС) и «Общероссийский классификатор занятий» (ОКЗ 010-93, ОКЗ). Это два раздела ОК 016-94. Первый включает профессии рабочих, второй - должности служащих.

Профессии рабочих (а их в классификаторе 5491) нас в данном случае не интересуют, обратимся к должностям служащих. Их 2598, и наверняка здесь можно найти все, что нам необходимо.

Начнем, пожалуй, с должности секретаря. В результате алфавитного поиска получаем следующую таблицу (см. Таблицу 1).

Таблица 1

Должности в ОК 016-94, содержащие наименование «секретарь»

Каждая должность имеет свой код . Кроме того, разные должности имеют один код по ОКЗ , а это означает, что они объединены в одну группу. Название «секретарь руководителя» относится к группе 4115 (группа «Секретари»). Эту группу составляют следующие должности:

• делопроизводитель;
• секретарь незрячего специалиста;
• секретарь руководителя;
• секретарь суда;
• секретарь учебной части;
• секретарь-машинистка;
• секретарь-стенографистка.

Вот что сказано о секретарях в упомянутой группе: Секретари выполняют технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения организации или предприятия, используя компьютер, средства оргтехники и иные технические средства.

Их обязанности включают:

На данном сайте есть удобное деление должностей по группам, из которого видно, что группа 4115 входит в старшую группу 411 «Секретари, операторы счетных (вычислительных) машин и родственные профессии». К последней, помимо секретарей, относятся операторы ЭВМ, стенографистки, машинистки и др.

В общем, вышеприведенные обязанности не идут в разрез с реальностью, разве что упоминание телетайпа и печатной машинки кого-то заставит улыбнуться (а кого-то и вздрогнуть). Однако любой - даже начинающий - секретарь, посмотрев на предложенный список обязанностей, спросит: «Как? И это все? А где визовая поддержка, организация командировок, протоколирование совещаний?» Мы ведь не раз говорили, что секретарь - это профессия, которая предполагает, что как минимум половину своего рабочего времени вы посвящаете бездокументному облуживанию руководителя и сотрудников. Строчка «прием посетителей» не передает всего многообразия обязанностей, которые приходится выполнять секретарю. Остальные обязанности чисто технические и относятся к работе с документами. Глядя на имеющееся описание, можно подумать, что секретарь сидит в отдельной комнате и только печатает на компьютере да пишет что-то в журнале регистрации. Но мы ведь знаем, что это далеко не так. Поэтому такое определение вряд ли может устроить специалистов.

Вернемся к классификатору: должность «офис-менеджер», равно как «управляющий офисом» и «помощник руководителя», в нем отсутствует. Зато есть должность «референт» (код 26088), входящая в группу 3431 - «Административно-управленческий персонал».

Данную группу, помимо различных наименований администраторов, распорядителей, составляют должности инспектора по контролю за исполнением поручений, референта, референта по основной деятельности.

Забавное соседство, не правда ли? В одной группе с референтом находится инспектор по контролю за исполнением поручений. Об этом контроле многие секретари знают не понаслышке, поскольку сами его осуществляют.

На сайте http://www.etks.info/ сказано, что административно-управленческий персонал и персонал родственных профессий осуществляет решение административно-координационных вопросов в деятельности организаций и их структурных подразделений, ведение документации и информационное обеспечение .

Их обязанности включают:

• ведение деловой переписки, протоколов и другой административной документации;
• планирование и организацию проведения заседаний совещаний, деловых встреч и поездок;
• согласование сроков проведения различных мероприятий, контроль за их соблюдением;
• помощь руководителям и сотрудникам в решении вопросов административно-организационного характера;
• подготовку проектов контрактов, договоров, ведение переговоров, организацию приема посетителей и сотрудников;
• выполнение родственных по содержанию обязанностей;
• руководство другими работниками.

Сколько обязанностей из этого списка вы выполняете? Как при этом называется ваша должность? «Секретарь»? «Офис-менеджер»? «Помощник руководителя»?

Если вспомнить о том, что традиционно работа секретаря делится на документное и бездокументное обслуживание и большинство из нас выполняет обязанности из списков для обеих рассмотренных групп («Секретари» и «Административно-управленческий персонал»), то можно сделать вывод о том, что исходя из выполняемых обязанностей, большинство из нас является секретарями-референтами.

Что это значит? Почему в классификаторе не отражены такие должности, как «помощник руководителя» или «офис-менеджер»? Почему на практике должности есть, а в классификаторе их нет? Может, он устарел или составители не потрудились разобраться в ситуации на современном рынке труда?

Конечно, данный классификатор несколько консервативен. Но ведь орфографические словари тоже консервативны. Люди по-разному говорят и пишут, но существуют определенные правила, принятая специалистами норма, и грамотные люди ориентируются на нее. Все инструкции, классификаторы и прочие официальные документы, разработанные специалистами, подразумевают существование идеальной организации, где секретарь занимается работой с документами, контроль их исполнения осуществляют инспекторы, а визовая поддержка и работа с делегациями входит в зону ответственности службы протокола.

Не думайте, что так не бывает. Именно так построена работа многих крупных государственных учреждений и корпораций, администраций, заводов. Во-первых, потому что они существуют не один десяток лет и в своей деятельности ориентируются на должностные инструкции и регламенты, разработанные еще в СССР, когда ситуацию «кто в лес, кто по дрова» было сложно представить. Во-вторых, подобное разделение обязанностей во многом связано с секретностью. Например, на заводах, выполняющих военные заказы, у секретарей руководителей нет доступа в Интернет, а мобильные телефоны они оставляют в сейфе на проходной. В такой ситуации сложно осуществлять поиск информации или заказ билетов. Этим занимаются отдельные специалисты, имеющие доступ к Сети.

Кроме того, одно дело, если секретарь в компании, где работает сто человек, «и швец, и жнец, и на дуде игрец», и совсем другое, когда в компании работает несколько тысяч. В этом случае большинство рабочих процессов строго регламентировано и централизовано. За них не может отвечать один специалист, существуют целые отделы.

Кстати

Что касается наличия устаревших на первый взгляд названий (например, «секретарь-машинистка»), то в нашей стране и по сей день существуют организации, в которых некоторые документы печатают только на печатной машинке (ввиду секретности). Кроме того, наличие слова «машинистка» в данном определении чаще всего указывает на большой объем работы, связанный именно с подготовкой документов. В советское время как раз машинистки и выполняли данную работу, а в крупных компаниях с централизованным делопроизводством это сохранилось и по сей день.
Можно ли назвать эту должность, скажем, «оператор ПК»? Конечно, во многих компаниях так и делают. Но зачем, если в массовом сознании за данным понятием уже закрепился определенный список обязанностей? Язык не любит никаких искусственных нововведений. Когда этот термин потеряет свою актуальность, он исчезнет.

Почему же на практике существуют секретари, которые выполняют обязанности и референтов, и инспекторов по контролю за исполнением документов, и даже переводчиков? Потому что теория всегда отличается от практики. Компании, особенно небольшие, стремятся в первую очередь сэкономить, повесив на одного сотрудника массу разнородных обязанностей. Одна моя коллега дала такое определение должности секретаря: «человек, который делает то, что другие работники делать не хотят». Что ж, бывает и такое. Кроме того, как мы уже говорили, расхождение в обязанностях часто связано с невозможностью ввода определенной единицы в штатное расписание, а также непониманием работодателей градаций, существующих внутри профессии.

Сравниваем обязанности

Давайте посмотрим, что работодатель имеет в виду под тем или иным названием. Для этого обратимся к сайтам для поиска работы. Выберем несколько объявлений с названиями: «секретарь», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «офис-менеджер», отберем по три для каждой группы и сравним списки выполняемых обязанностей (повторяющиеся в различных вакансиях обязанности дублировать не будем) .

Офис-менеджер

1. Выполнение поручений руководителя.
2. Жизнеобеспечение офиса.
3. Помощь в планировании рабочего времени руководителя.
4. Подготовка и оформление корреспонденции и внутренней документации.
5. Прием гостей и посетителей руководителя, организация встреч и переговоров.
6. Общение с клиентами в офисе, создание для них дружественной уютной атмосферы. Примечание автора: на менеджере по работе с клиентами данный работодатель решил сэкономить .
7. Прием звонков, поступивших на рекламную линию, и перевод их в нужный отдел.
8. Контроль порядка и чистоты в офисе.
9. Систематизация и классификация документов и информации, доведение их до непосредственных исполнителей. Примечание автора: вроде бы это и есть делопроизводство? Но нет, в данной вакансии оно указано отдельной строкой .
10. Доведение до сведения менеджеров информации, поступающей от клиентов.
11. Выполнение поручений сотрудников офиса по оформлению и передаче им необходимых поручений и информации.
12. Проверка правильности оформления документов в соответствии с установленными требованиями при приеме на работу новых сотрудников. Примечание: Так и знала, кадровика в компании нет!
13. Выполнение копировально-множительных работ.
14. Выписка доверенностей.
15. Ведение табеля учета рабочего времени. Примечание автора: Точно нет кадровика!
16. Оформление документов и составление отчетов по расходованию средств на хозяйственные нужды.

Секретарь

1. Организация документооборота, ведение деловой переписки.
2. Исполнение поручений руководителя.
3. Подготовка необходимой документации и отчетности.
4. Организация и координация встреч, переговоров, совещаний.
5. Организация служебных командировок (заказ авиа- и железнодорожных билетов, трансферы, бронирование гостиниц и т.п.).
6. Организация приезда партнеров (бронирование гостиниц, трансферы и т.п).
7. Прием и распределение входящих звонков.
8. Обеспечение жизнедеятельности офиса.
9. Выполнение поручений руководства (поиск информации, составление отчетов, общение с поставщиками сырья, часто на английском языке).
10. Обеспечение почтовой и курьерской отправки.
11. Обеспечение внутрикорпоративного документооборота.
12. Почта.
13. Административная поддержка руководителя.
14. Контроль исполнения поручений руководства.
15. Работа с оргтехникой.
16. Подготовка организационно-распорядительных документов.

Секретарь-референт

1. Организация жизнедеятельности офиса.
2. Прием и распределение звонков.
3. Прием посетителей.
4. Организация встреч и переговоров.
5. Организация командировок (заказ и бронирование билетов, гостиниц, такси, визовая поддержка).
6. Ведение деловой переписки.
7. Отправка и получение почты, выдача доверенностей.
8. Делопроизводство.
9. Выполнение поручений руководства.
10. Работа с курьерской службой.
11. Взаимодействие с подразделениями компании.
12. Поддержание в офисе порядка, доброжелательной атмосферы.
13. Обеспечение административной поддержки графика дня директора.
14. Контроль исполнения поручений и согласования документации, инициированной директором.
15. Подготовка организационно-распорядительной документации.

Помощник руководителя

1. Прием входящих/исходящих звонков.
2. Работа с почтой/корреспонденцией, деловая переписка.
3. Анализ информации, сбор данных, отчетность.
4. Коммуникация с руководителями подразделений.
5. Выполнение поручений руководителя в заданные сроки.
6. Мониторинг своевременного выполнения распоряжений/служебных заданий.
7. Сопровождение командировок (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, гостиницы, мероприятия, экскурсии).
8. Организация и сопровождение приема руководством предприятия делегаций, посетителей, организация встреч, переговоров, презентаций.
9. Контроль за расходованием канцтоваров, при необходимости заказ.
10. Оформление, хранение подлинников информационных и организационно-распорядительных документов.
11. Жизнеобеспечение офиса.
12. Делопроизводство, документооборот.
13. Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
14. Помощь в планировании рабочего дня руководителя.

Как видите, у специалистов, работающих на этих должностях, очень много сходных обязанностей. Все они занимаются (или принимают участие) жизнеобеспечением офиса, приемом и распределением звонков, организацией документооборота и выполняют поручения руководителя.

Посмотрите на списки обязанностей секретаря, секретаря-референта и помощника руководителя. Они практически идентичны. Разве что в одной из компаний от помощника ждут еще и аналитической работы. Несколько выбивается из ряда позиция офис-менеджера, от которого работодатели ждут исполнения функций инспектора по кадрам и работы. И, пожалуй, он единственный, от кого не ждут помощи руководителю (или это просто не указано в объявлении?). С уверенностью можно сказать, что помощнику руководителя придется помогать руководителю, что не избавляет его от необходимости «жизнеобеспечивать» офис.

Прежде чем делать выводы, давайте обратимся еще к одному параметру: какие требования предъявляют работодатели к специалистам указанных должностей (Таблица 2).

Таблица 2

Требования, предъявляемые работодателем к офис-менеджеру, секретарю, секретарю-референту, помощнику руководителя

Что ж, приятной внешности и высшего образования от офис-менеджера случайно выбранные нами работодатели не требуют. На наш взгляд, они не видят особых различий между секретарем и офис-менеджером. Требования к остальным трем позициям, как и выполняемые обязанности, практически идентичны. Только от помощника руководителя хотят опыта работы личным помощником, при этом не забывая об умении работать в коллективе (ни для кого не секрет, что многие помощники имеют тенденцию отрываться от коллектива - специфика работы того требует).

Конечно, на собеседовании окажется, что половину обязанностей просто «забыли» написать, и откуда-то появятся еще два десятка требований к кандидату. Но в целом тенденция понятна: работодатель видит офис-менеджером человека, который будет заботиться об офисе, всех сотрудниках да еще и о клиентах. А вот между секретарем, секретарем-референтом и помощником руководителя особой разницы не наблюдается.

То есть теория и в этот раз разошлась с практикой. Нам понятно, что секретарь должен осуществлять, скажем так, технический функционал (работа с документами и т.д.), а помощник руководителя или референт - выполнять более сложные функции (писать деловые письма, составлять аналитические обзоры и т.д.). Мне известна только одна компания, в которой обязанности распределены подобным образом. Но она из разряда идеальных. На практике такое деление скорее исключение, чем правило.

Подозреваю, что в большинстве случаев работодатели просто желают сэкономить, взяв на работу специалиста, который совмещает несколько функций. Кроме того, вводить дополнительные единицы в штатное расписание - та еще морока.

Почему же самое распространенное название для этой группы административных позиций именно «секретарь»? Во-первых, потому что оно давно у всех на слуху. Во-вторых, теоретически помощник руководителя может отказать в помощи сотрудникам отдела, а секретарю деваться некуда. В третьих, далеко не все знают, кто этот загадочный «референт», поэтому лучше не создавать лишних сложностей с терминологией.

Очевидно, что негласно принятое деление, которое ставит помощников руководителя выше, чем секретарей или секретарей-референтов, является, по сути, формальностью. Без сомнения, «ассистент директора» звучит солиднее, чем «секретарь директора». В этом, пожалуй, и вся разница. Работодателя больше интересуют ваши личные качества и опыт работы, чем то, какая запись стоит в вашей трудовой книжке. Конечно, с неразберихой в должностях мы так и не закончили. Однако тем, кто переживает по поводу того, что при всем многообразии выполняемых обязанностей его должность называется «секретарь», советуем отбросить все комплексы и на вопрос, кем работаете, гордо отвечать: «Секретарем».